7 советов по инвентаризации в ресторане

Ошибки при инвентаризации стоят ресторанам денег, и часто немалых. Руководитель компании аутсорсa товарно-складского и финансового учета iiko Анастасия Ильясова поделилась советами, которые помогут наладить процесс и превратить его из головной боли в инструмент управления.

За годы работы с ресторанным учетом я провела сотни инвентаризаций — от маленьких кофеен до крупных сетей. Помню, как однажды мы нашли в подсобке пиццерии «забытые» 50 кг сыра моцарелла. Оказалось, сотрудники забыли посчитать каждый подумал что другие его посчитали и ни кто не внес данные в инвентаризацию. Стоимость этой «находки» — 25 000 рублей! Именно так многие рестораны теряют деньги — не из-за воровства, а из-за хаоса в учете.

Сегодня я поделюсь семью советами, которые помогут вам проводить инвентаризацию так, чтобы она становилась не головной болью, а источником реальной экономии.

1. Установите четкие стандарты и процедуры учета

Каждый сотрудник проводит инвентаризацию по-своему: кто-то взвешивает товары в таре, кто-то пропускает мелкие позиции, а кто-то считает «на глазок». Результат — цифры, которые нельзя сравнить даже за два месяца подряд.

Чтобы избежать этого, создайте единый регламент. Вот обязательные пункты:

• Разделите склад на зоны (например, «сухие продукты», «холодильник», «бар», «морозилка», «линия раздачи») и проводите подсчет последовательно. Это исключает беготню между стеллажами. Считайте строго по зонам, не перескакивая между ними.

• Назначьте ответственного за каждую зону.

• Уберите «мертвые души» — товары, которых нет в обороте.

• Взвешивайте товары только нетто! Пустая банка от оливок или лоток от помидоров не должны влиять на себестоимость салата. Обязательно подготовьте весы с функцией обнуления тары.

• Проверьте корректность единиц измерения в iiko.

• Для жидкостей используйте мерные емкости (литры, мл), а не «на глаз».

• Фиксируйте данные сразу в мобильном приложении iikoInventory или в чек-листе.

• Если количество товара вызывает сомнения (например, остаток слишком большой или маленький), делайте фото. Это поможет потом разобраться в причинах расхождений.

2. Проводите инвентаризацию по регулярному графику.

Частая проблема — инвентаризацию проводят «когда есть время» или после скандала с недостачей. Это как лечить болезнь на поздней стадии — дорого и неэффективно.

Решение — создать календарь инвентаризаций и соблюдайте его как закон. График дисциплинирует команду и не позволяет проблемам накапливаться. Вот как это может выглядеть:

• Ежедневно: сверка топ-5 самых дорогих позиций (мясо, рыба, икра).

• Еженедельно: выборочная проверка одной зоны склада.

• Ежемесячно: полная инвентаризация.

Обратите внимание: между полной и частичной инвентаризацией есть разница.

Полная инвентаризация — это «генеральная уборка» на складе. Она охватывает все зоны и товары и проводится обычно раз в месяц — для проверки общей точности учета и фиксации себестоимости периода. Это трудоемкий процесс, который требует времени, концентрации и участия нескольких сотрудников, но дает полную картину состояния склада.

Частичная инвентаризация — это «еженедельная диагностика». Она затрагивает только важные или проблемные позиции: мясо, рыбу, алкоголь, сыр и т. д. Такая проверка проводится 1–2 раза в неделю, занимает не более 30 минут и помогает ловить ошибки и потери, пока они не превратились в катастрофу.

Например, по вторникам проверяйте бар, по пятницам — холодильник, в конце месяца проводите полную ревизию по всем зонам.

Когда инвентаризация регулярная, она перестает быть стрессом. Ревизии превращаются в рутинный процесс, который идет спокойно и системно. А его результатом становится стабильная точность учета, минимум расхождений, экологичная и здоровая атмосфера в команде. Плюс собственник видит реальную картину постоянно: она не обрушивается на него раз в квартал. 

3. Автоматизируйте процесс с помощью профильного ПО

Сотрудник с ручкой и бумажным листом бегает по складу, потом два часа вбивает данные в компьютер. Ошибки при двойном вводе неизбежны. Знакомая ситуация? Если нет, то можно вас только похвалить!

Если да, то рекомендую использовать мобильное приложение iikoInventory. Сканируйте штрих-коды товаров прямо со смартфона или используйте поиск. Данные мгновенно синхронизируются с основной базой iiko.

Система сама подсказывает расхождения и считает прогресс. Автоматизация ускоряет процесс на 60% и снижает количество ошибок на 90%. Одна из таких ошибок: при инвентаризации сотрудники по невнимательности два раза считают один и тот же продукт. В итоге в инвентаризации появляются излишки, на которые не обращают внимание, а впоследствии они выходят в недостачу. 

Вот другие примеры типичных ошибок:

• Перепутанные позиции при ручном вводе. Сотрудник по ошибке записал «Сливки 10%» вместо «Сливки 33%». В итоге себестоимость блюд ушла в минус. В iikoInventory штрих-код не даст ошибиться, а поиск покажет все позиции, которые заведены в систему. Приложение отображает товары, которые участвуют в движении  на складе.

• Потерянные или неразборчивые записи. Ручкой написано «1,7», которые кто-то прочитал как «7,1». Разница — почти 6 кг, и вот вы уже ищете «пропавшее» мясо. В мобильном приложении двусмысленности исключены, а особенности почерка никак не влияют на результат.

• Дублирование данных при повторном переносе в iiko. Сначала посчитали на бумаге, потом забыли, что уже внесли часть данных, и загрузили снова. Итог: двойной приход и виртуальные излишки. В iikoInventory данные синхронизируются автоматически и не дублируются.

• Ошибки округления. Кладовщик округлил остаток «0,85 кг» до «1 кг» — кажется, ерунда, но таких «мелочей» за месяц набегает на десятки тысяч рублей. В приложении можно вводить точный вес до грамма, и система сама пересчитает корректную себестоимость.

• Неучтенные товары при пересчете зоны. Сотрудник забыл записать позицию, которую отложил в сторону. iikoInventory показывает, какие товары еще не внесены по списку зоны — ничего не пропустите.

4. Обучите сотрудников правильному проведению учета

В предыдущем блоке я объяснила, как автоматизация снижает человеческий фактор. Но полностью в общепите от него не уйти! Если сотрудники не понимают, зачем нужна инвентаризация, видят в ней наказание или бессмысленную рутину, то и результат будет соответствующий.

Решение — провести обучение не только действиям, но и смыслу этих действий:

• Покажите на примерах, как ошибка в 100 граммов сыра на каждой пицце за месяц превращается в десятки тысяч рублей убытка.

• Объясните связь между точными остатками и их зарплатой (например, через систему KPI).

• Назначьте ответственных за каждую зону и дайте им четкие инструкции.

Иногда сотрудникам все равно, каков будет результат инвентаризации. «Сошлось — не сошлось — какая разница?». Здесь поможет выстроенная система мотивации:

• Премируйте команду за снижение расхождений по сравнению с предыдущим периодом. 

• Введите личный KPI для кладовщика: например, за расхождения менее 2%.

• Публично хвалите тех, кто показывает лучшие результаты.

5. Планируйте инвентаризацию на менее загруженное время

Практика показывает, что часто инвентаризацию пытаются провести за час до открытия или в час пик. Сотрудники спешат, отвлекаются на гостей, и точность стремится к нулю.

А чтобы ускорить процесс  и ревизия прошла спокойно, уделите подготовке хотя бы 30–60 минут накануне:

• Наведите порядок на складе: уберите мусор, пустые коробки, рассортируйте продукцию по зонам. Перемешанные товары — главный враг точности!

• Проверьте документы. Все приходы, перемещения и списания должны быть проведены в iiko. Если в системе есть незавершенные документы, результаты ревизии будут искажены.

• Подготовьте чек-листы для каждой зоны — распечатанные или в мобильном iikoInventory.

• Подготовьте оборудование: весы с функцией обнуления тары, ручной сканер (если есть), смартфон с доступом к iikoInventory. Проверьте заряд устройств и стабильность интернета.

• Назначьте ответственного на каждую зону

• Перед началом ревизии сделайте короткий бриф — 5 минут. Напомните команде порядок действий, зоны, ответственных и критерии точности.

6. Контролируйте результаты и проводите анализ данных

Инвентаризацию провели, акт подписали… и положили в стол. Цифры не используются для улучшения бизнеса. Не забывайте: каждая инвентаризация — это источник данных для принятия решений.

Анализируйте:

• По каким группам товаров самые большие расхождения? Если по мясу — пересмотрите техкарты. Если по бакалее — проверьте поставщиков и приход товаров.

• Есть ли сезонность в расхождениях? Например, летом увеличиваются потери по овощам.

Сравнивайте результаты по филиалам. Если в одном ресторане расхождения всегда выше, это повод для глубокого аудита.

Что делать с цифрами после инвентаризации

• Составьте таблицу отклонений

• Экспортируйте из iiko сличительную ведомость по инвентаризации

• Добавьте колонки: «Разница в кг/л», «Разница в руб.», «Причина», «Ответственный». Это поможет увидеть не просто сумму недостачи, а конкретные проблемные позиции.

• Разделите расхождения по типам: системные (ошибки в техкартах, единицах измерения); операционные (неправильные списания, замены, порча); человеческий фактор (недосмотр, воровство, дублирование документов).

• Выделите ТОП-5 позиций с наибольшими потерями.

Не пытайтесь исправить все сразу — начните с ключевых позиций, которые больше всего влияют на фудкост.

С чего начать исправлении ситуации:

• Пересмотрите технологические карты (вес выхода, потери)

• Проверьте приходы и перемещения за период — нет ли дублирующих документов

• Проведите мини-обучение для кладовщиков и/или поваров по учетным операциям.

Обязательно сравнивайте динамику! Для этого сохраняйте результаты каждой ревизии и оценивайте показатели по месяцам. Анализируйте, растут или снижаются отклонения.

Если одна и та же группа товаров регулярно «уходит в минус» — работайте с первопричиной, а не только с последствиями. 

По итогам анализа запишите 2–3 конкретных действия с которых вы начнете исправлять ошибки в вашем  учете, например:                     

• Проверить техкарту цезаря

• Настроить акт разбора по рыбе

• Проверить сроки списаний по складу бара

• Назначить ответственных и сроки исполнения

Так вы переводите цифры из разряда бухгалтерской статистики в инструмент управления: видите, где теряются деньги, устраняете причины и улучшаете показатели от ревизии к ревизии.

7. Используйте iiko для анализа

В систему автоматизации iiko уже встроены инструменты, которые помогают анализировать результаты инвентаризаций и управлять фудкостом в один клик.

Вот функции, которые я использовала сама и рекомендую вам:

• Отчет «Остатки по складам».  Удобно, если у вас кухня и бар ведут отдельный учет — сразу видно, где «плывут остатки». Если появились излишки, можно провести анализ по складам.

• Сравнение инвентаризаций. Позволяет увидеть динамику: как менялись отклонения между ревизиями, какие товары чаще всего дают недостачу или излишки. Можно отследить тенденцию и понять, улучшается ли дисциплина или ошибки повторяются.

• Отчет «Списание по статьям». Делит потери на категории: порча, брак, питание персонала, технологические отходы и т. д. Помогает увидеть, где теряются деньги — в технологическом процессе, на хранении или в обслуживании.

• Отчет «Изменение себестоимости». Показывает, как изменилась себестоимость блюд после корректировок и инвентаризаций. Если себестоимость растет, можно сразу проверить, какой ингредиент стал дороже или неправильно учитывается.

• Экспорт аналитики в Excel или Power BI. Это инструмент для тех, кто любит глубокую аналитику: отчеты iiko можно выгружать и объединять в собственные дашборды. Инструмент особенно полезно для сетей ресторанов, чтобы сравнивать эффективность филиалов.

Практический совет: настройте короткий еженедельный отчет в iikoWeb, где будут ТОП-5 позиций по отклонениям, сравнение по складам, сумма потерь за неделю. Вы будете видеть ключевую картину за 3 минуты без бумажек и ручных сверок.

Подведем итог

Правильная инвентаризация — это диагностика вашего бизнеса. Она показывает:

• Насколько точны ваши техкарты.

• Насколько добросовестны поставщики.

• Насколько эффективно работает ваша команда.

• Начните с малого: внедрите хотя бы два совета из этого списка — например, регламент и регулярность. Вы удивитесь, сколько денег «спрятано» в вашем складе.

Помните: порядок в учете начинается с порядка на складе. А порядок на складе начинается с правильной инвентаризации. Готовьтесь к следующей инвентаризации по-новому!

Читайте также:

• Типичные ошибки заполнения техкарт в iiko

• Куда исчезают продукты? Настройка списаний в iiko и учет потерь

• Возможности техподдержки iiko: что получает ресторан в Лемме