Цель бухгалтерского учета – сдача бухгалтерской отчетности в фискальные органы, заказчиком бухгалтерского учета является государство. Цель управленческого учета – принимать решения, заказчиком управленческого учета является собственник.
На предприятии за бухгалтерский учет отвечает бухгалтер, за управленческий учет - финансовый менеджер. За товарно-складской учет отвечает товаровед или бухгалтер-калькулятор.
Любая коммерческая структура склонна к тому, чтобы «сожрать» все деньги, которые имеются в распоряжении. А желательно денег еще занять, и тоже «сожрать».
Если собственник не создаст такие условия, чтобы "отжать" себе часть денег, то прибыли не будет. Собственники предприятий малого и среднего бизнеса, в России, работают по принципу - зарабатывают, сколько могут, тратят сколько нужно и молятся, чтобы что-то осталось.
Как стать причиной «зарабатывать, сколько нужно»?
1 идея – составить финансовую модель своего предприятия. Финансовая модель - это нормы по расходованию средств, полученные в результате деятельности ресторана, и распределенные на различные фонды.
«Пирог» это те деньги, которые принесли вам ваши гости, «куски пирога» - это фонды. Фонды – это укрупненные статьи затрат. Статьей затрат может быть очень много, поэтому предлагаю ввести следующие:
• Фонд заработной платы.
• Фонд обязательных платежей (аренда, коммунальные услуги, интернет, связь). В этот фонд входят платежи, которые мы в любом случае должны будем сделать.
• Фонд себестоимости (продукция). Самый большой фонд в ресторане.
• Фонд налогов (налог на прибыль, УСН, НДФЛ). Если вы используете различные схемы по выводу средств и тратите на это какие-то проценты, то логично эти затраты учитывать тоже здесь.
• Фонд продвижения (рекламные акции, организация мероприятий, печать тэйбл тентов, реклама в социальных сетях и в интернете)
• Фонд поддержания процессов (затраты на ремонт, на обслуживание программного обеспечения). От этого фонда при желании можно отказаться и при этом деятельность предприятия не остановится.
• Фонд прибыли. Этот фонд, который нужно было указать первым, потому что это деньги, переведенные на личную карточку собственника. Это и есть самый интересный нам фонд.
Нужно задать норму для каждого фонда, сколько в процентах от выручки он должен составлять.
Заказать пример распределения фондов в %
Тут рассмотрим еще одну идею - каждый фонд («кусок от пирога») мы тратим для того, чтобы зарабатывать этот «пирог».
Эффективность каждого фонда равна сумме затрат на этот фонд деленная на выручку.
Составление финансовой модели – это внутреннее решение для себя, какой показатель формулы эффективности фонда считаем верным.
Пример: Фонд продвижения. Принимаем решение, что он должен составлять не более 6% затрат к выручке. Если 6% и меньше, то мы считаем фонд эффективным, если больше, то мы считаем этот фонд неэффективным.
При составлении финансовой модели нужно начинать с фонда прибыли и далее по основным статьям затрат.
Личная рекомендация: каждый понедельник смотрим, сколько пришло денег за прошлую неделю, сразу 20% забираем себе, а остальные деньги сразу перечисляем по фондам.
2 идея – у нас есть плановые показатели по распределению «пирога», далее есть показатели фактического распределения, а теперь нам нужно провести анализ.
По результатам проведенного анализа, принимаем решения и совершаем определенные действия. Первое правило – чем больше вы анализируете, тем больше правильных решений вы принимаете. Второе правило - чем больше решений вы принимаете, тем больше вы совершаете действий, которые приведут вас к совершению правильных действий.
Если какие-то данные собираются сложно или не собираются вовсе то они и не анализируются, а, значит, не принимаются решения, и как следствие, не совершаются действия.
На предприятии учет нужен только одному человеку – собственнику бизнеса (или наемному управляющему на проценте).
Что должен сделать собственник, чтобы создать учет на предприятии?
Определить дату, когда у нас происходит закрытие месяца.
После этой даты никто и никогда не сможет ничего поменять.
Затраты должны попадать в тот период, когда они фактически были понесены вне зависимости от того были ли они оплачены или нет.
Три главных отчета, которые лежат в основе корректного управленческого учета:
Отчет о прибылях и убытках.
ДДС.
Баланс.
Какой должен быть учет?
Точный (правдивый);
Полный;
Дешевый ( с точки зрения его ведения);
Понятный;
Актуальный (соотносится с целями);
Доступный;
Своевременный;
Простой в использовании.
Когда мы приобретаем программу по автоматизации (iiko, R-Kepeer и др.), мы покупаем программу по учету. Соответственно эта программа должна «уметь» вести управленческий учет и обладать перечисленными свойствами.
Чек-лист по проверке корректного управленческого учета:
1. Утвердить формат правильной отчетности. Мы должны определиться, что мы хотим получить. Мы хотим, чтобы к указанному нами десятому числу отчет о прибылях и убытках (P&L отчет) и управленческий баланс, формировались в программе и были корректными.
2. Проверьте, чтобы был ответственный за управленческий учет;
3. Нужно ответить на вопрос: А если нет? Что случится, если к десятому числу у нас не будет этих отчетов?
4. Проверьте, чтобы была дата «х» после которой предыдущий месяц закрывается и недоступен для редактирования;
5. Составьте финансовую модель;
6. Ежемесячно контролируйте план-факт;
7. Принимайте больше управленческих решений, которые принесут вам результат.
