Управление остатками: как не замораживать деньги в складе

Склад — это зеркало бизнеса. Ресторан может казаться прибыльным, но при этом миллионы рублей будут заморожены. Наш эксперт Анастасия Ильясова рассказывает, почему хаос на полках превращается в дыру в бюджете и как iiko помогает заставить деньги работать.

Я больше десяти лет занимаюсь ресторанным учетом — видела сотни складов, тысячи накладных и десятки миллионов рублей, которые рестораны буквально «хранили на полках». Я уверена: по складу можно понять, жив бизнес или нет.

Если там порядок — значит, ресторан растет.

Если хаос — значит, деньги текут сквозь пальцы.

Потому что склад — это не просто продукты. Это ваши деньги, замороженные в коробках, банках и ящиках. 

Рассмотрим частые ошибки, которые совершают рестораторы.

Ошибка №1. Склад — как кладовка, а не инструмент

Типичная ситуация: кладовщик заказывает «на глазок», лишь бы всего хватило. Повар просит «на запас», администратор одобряет, потому что страшно остаться без ингредиента. В итоге полки забиты, часть продукции портится, а в кассе — дыра.

Однажды я проводила аудит в кофейне. Средняя выручка — 1,2 млн ₽, а остатки на складах — около 400 тысяч. Почти треть оборота! Когда мы выгрузили отчет iiko, оказалось, что там числится 27 кг кофе и 68 литров сливок, хотя средний расход — в два раза меньше.

Почему? Менеджер заказывал «с запасом», опасаясь, что «поставщик может задержать». Через два месяца часть сливок списали по статье «порча», кофе потерял аромат, и все это ушло в убыток.

После внедрения минимальных и максимальных остатков в iiko закупки стали точнее: кофе — на неделю вперед, сливки — по реальному расходу.

Результат:

• Экономия — 145 000 ₽ за первый месяц;

• Выручка выросла на 8% просто потому, что деньги пошли не в склад, а в маркетинг и зарплаты.

iiko помогает контролировать остатки, если правильно пользоваться системой.

Настройте минимальные и максимальные остатки

У каждой позиции в карточке товара можно задать два параметра:

• минимальный остаток — нижний порог, при котором система подсветит товар как «критичный»;

• максимальный остаток — предел, выше которого заказывать нельзя.

iiko автоматически формирует подсказки для закупки — вы больше не заказываете «на глазок», а работаете по цифрам.

Используйте отчет «Остатки товаров на складах»

Отчет «Остатки товаров на складах» — ваш «рентген» склада. В нем видно:

• сколько товара есть физически;

• на какую сумму он «заморожен»;

• какие позиции растут в остатках быстрее, чем расходуются.

В одном ресторане бар показывал остаток вина на 280 000 ₽. После проверки оказалось, что из 120 бутылок реально в наличии — 80, а остальное «зависло» из-за некорректных списаний.

После корректировок и контроля через отчет «Остатки» удалось за два месяца сократить закупки алкоголя на 35%, а прибыль бара выросла.

Теперь в этом ресторане проводят сверку раз в неделю и не держат на складе «коллекцию» для музея.

Проверяйте движение товаров

Отчет «Движение товаров» показывает, какие продукты участвовали в операциях, а какие просто лежат без дела. Если есть товар, который не участвовал в движении больше месяца, это сигнал для проверок. Возможно, это дубль номенклатуры, либо продукт выведен из меню, либо его закупили по ошибке.

Введите практику «списка внимания»: каждые две недели проверяйте топ-10 «молчунов» из отчета.

Ошибка №2. Нет разделения складов и аналитики

Часто я вижу одну и ту же картину: в iiko создан один общий склад — «Основной».

Туда приходят и овощи, и вино, и моющие средства.

Бармен взял фрукты у повара, повар — сироп из бара, и все это не оформлено.  

В итоге: на кухне — недостача, в баре — излишек, а в отчетах — каша.

Создайте отдельные склады: кухня, бар, основной, хозтовары. Это не формальность, а инструмент анализа. Вы будете видеть, где образуются потери и кто за них отвечает.

Плюс сможете делать отчеты по направлениям: фудкост кухни, себестоимость бара, расходы по хозгруппе.

Был случай: в кофе при ревизии мы обнаружили странность — по складу «Бар» числились 35 кг апельсинов излишков, хотя там каждый день продавали  апельсиновый фреш. Начали разбираться и обнаружили, что бармены хранили апельсины на кухне в холодильнике. И все бы ничего, но новый бармен не делал заказ закупщику для бара, а  брал апельсины с кухни и не оформлял перемещение между складами, потому что  считал, что это «его» апельсины.

В итоге кухня показывала постоянные минусы по фруктам, а бар — излишки.

После внедрения документа «Перемещение между складами» ситуация стабилизировалась:

• бармены стали фиксировать передачу апельсинов;

• инвентаризации перестали показывать «плавающие» расхождения;

• себестоимость блюд и напитков стала точной, как часы.

Теперь бар и кухня работают синхронно, и каждый знает, за какой продукт отвечает.

Чек-лист: 5 шагов к «живому» складу

1. Проведите ревизию номенклатуры, удалите дубли и неиспользуемые позиции.

2. Настройте минимальные и максимальные остатки.

3. Разделите склады по зонам ответственности (кухня, бар, хозгруппа).

4. Еженедельно анализируйте отчет «Остатки по складам».

5. Раз в месяц формируйте отчет «Товары, не участвовавшие в движении». По его результатам принимайте решения: списать такие товары, продать или переработать.

Склад — это отражение бизнес-процессов. Если там хаос, значит, и в финансах то же самое. Но стоит один раз выстроить систему в iiko — и вы увидите, как «замороженные» деньги начинают работать. Контроль остатков — это уважение к собственным деньгам и к труду всей команды.

• Как строить отчеты в iikoWeb
• Чек коррекции в iiko: инструкция
• Топ-4 инструмента для анализа эффективности персонала в iiko