Запускаем учет в ресторане в Казахстане: пошаговая инструкция

Рынок общепита в Казахстане активно растет. В денежном выражении он вырос на 25% за год, по данным агентства INFOLine. С увеличением объема продаж и клиентской базы нужно совершенствовать управление информацией о продуктах, заказах, гостях и финансах. Как ресторану организовать прозрачный и надежный управленческий учет? Подготовили для вас пошаговое руководство, которое поможет легко и эффективно выстроить основу для успешного управления вашим рестораном.

Шаг 1. Выбрать ответственного

Отвечать за управленческий учет в ресторане должен конкретный сотрудник. Это нужно для четкости и последовательности в сборе, анализе и интерпретации финансовых данных. Руководство всегда может обратиться к единому источнику достоверной информации о текущем состоянии.

Частая ошибка — размывать ответственность, когда управляющий предприятия спрашивает отчетность «со всех». В этом случае возникает дублирование информации, ошибки, потеря контроля над финансовыми потоками.

Что делает ответственный:

• определяет и согласует учетную политику заведения;
• вносит первичные документы в систему;
• организует подачу данных в выбранном формате.

Шаг 2. Составить учетную политику

Формирование учетной политики нужно для создания четкой и согласованной системы, внедрения стандартов, методов и процедур учета. Так проще анализировать и контролировать финансовые данные. Прозрачность обязательна для обоснованных управленческих решений.

Политика составляется в произвольной форме, например, в Excel. Что в нее входит:

• статьи доходов и расходов (в виде отчета о прибылях и убытках);
• информация о том, как, в какой момент и в какой форме отражаются доходы и расходы (начисление или касса);
• кассовый метод;
• метод начисления;
• статьи баланса — активы и пассивы (в виде отчета об управленческом балансе).
• статьи движения денег (в виде соответствующего отчета).

Учетную политику утверждает руководитель заведения. Ответственный за учет не должен сам решать, какие статьи добавлять в политику.

Шаг 3. Назначить дату запуска учета

С даты старта учета все операции можно будет отследить в системе автоматизации, например, в iiko. Не нужно начинать вести учет с прошлого периода. Во-первых, придется восстанавливать и анализировать большой объем старых данных, есть риск потерять новые. Во-вторых, это отвлекает от текущих операций и создает дополнительную нагрузку на сотрудников.

Кроме того, колебания спроса, сезонные факторы и изменения в ассортименте могут сделать прошлые данные менее релевантными. Намного эффективнее начать учет с текущего периода, установив четкие процессы и стандарты. Сосредоточьтесь на стратегическом планировании и улучшении операционных процессов в режиме реального времени!

Шаг 4. Внести начальные остатки

Остатки вводятся в учетную систему на дату, предшествующую дате старта учета.

Важно:

1. Сделать инвентаризацию.
2. Внести остатки по товарным запасам, расчетам с поставщиками и прочим расчетам с контрагентами, учредителями, государством, сотрудниками.
3. Проверить корректность балансового отчета на дату старта.

Не затягивайте с введением начальных остатков и внесением первичных документов! Недостаток информации исказит текущую финансовую картину, усложнит отслеживание запасов, расходов и доходов. Данные могут потеряться или утратить актуальность с течением времени.

Шаг 5. Выбрать дату закрытия отчетного периода

После закрытия отчетного периода в него уже нельзя внести изменения. Впоследствии дату можно передвинуть. Например, начать с того, что предыдущий месяц закрывается 20-го числа следующего месяца, а затем закрывать период по 10-м числам. Закрыли отчетный период — сдали отчетность руководству.

Если не ввести дату закрытия периода, то система будет уязвима для несогласованных изменений и корректировок. Постфактум изменения искажают финансовые результаты, анализ данных становится ненадежным. Ответственный за учет не принимает решения о корректировках в закрытом периоде!

Шаг 6. Определить процедуру планирования периода

Построили процедуру сбора данных по прибылям, убыткам, балансу и движению денежных средств? Только тогда переходите к бюджетированию. Бюджетирование основано на предположениях о будущих доходах и расходах, которые без точных фактических данных чисто гипотетические и могут быть далеки от реальности. Фактические данные — фундамент для обоснованных прогнозов.

Хотите быстро и безболезненно внедрить автоматизированный учет в вашем заведении? Оставьте заявку, и мы вам поможем в этом.

* Ваше имя

* +7 (_ _ _) _ _ _ _ _ _ _

Отправить заявку

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой их обработки