5 фишек iiko, которые помогают ресторатору в кризис

Суровый 2026-й год заставляет рестораторов быть всегда начеку и контролировать каждый рубль. Фудкост, зарплаты, закупки — в каждой статье расходов собственник ищет пути оптимизации. В таких условиях нужны точные цифры и удобные IT-инструменты для управления. Предприниматели, которые выбрали для этой цели iiko, поделились опытом работы с системой автоматизации. 

iiko — удобный инструмент для учета и отчетности

Давно прошли те времена, когда вести товарно-складской и управленческий учет в общепите можно было на коленке. Сегодня нужен тотальный контроль над расходами, иначе — бизнесу просто не выжить. Закрыть эту задачу помогает система автоматизации. 

Игорь Новиков, основатель ресторанной группы «Дрим Тим», занимается ресторанным бизнесом более 15 лет и вот что он говорит об использовании iiko:

«iiko — наша базовая система, на которой построена вся работа. Если говорить о метриках, то в первую очередь в ней мы ежедневно смотрим выручку, гостевой поток и средний чек с разбивкой по времени: утро, день и вечер.

Кроме того, используем стандартные отчеты iiko для анализа наполняемости чека: сколько в среднем блюд и напитков приходится на одного гостя и на один чек. На основе этих данных ставим планы официантам. Также на базе iiko мы ежемесячно проводим ABC-анализ. Он нужен для корректировки меню, цен и акцентов в продажах. 

Также мы используем управленческий учет. Каждый месяц формируем бюджет доходов и расходов и cash flow. Это две основные управленческие формы, с которыми мы работаем по итогам месяца».

В части контроля расходов iiko помогает ресторатору строго контролировать фудкост. По словам операционного директора сети «Греки здесь» и основательницы «Плов Есть» Светланы Рыжовой, в ее проектах этому вопросу сейчас уделяют пристальное внимание. 

«Себестоимость в iiko стараемся разбивать на как можно большее количество статей. Объясню на примере, зачем это нужно. У нас была ситуация, что у всех поваров помидоры были на минусе. Раз это минус во всех точках, значит — проблема системная. В какой-то момент мы поняли, что в емкости, в которой лежат нарезанные помидоры, остается жидкость — сок. Мы его не списывали и не учитывали. После этого мы ввели отдельную статью — “сок помидоров”.

И так поступаем с каждым продуктом. Если видим системную ошибку или расхождение, проводим расследование и вносим корректировки, чтобы иметь возможность прогнозировать наши расходы»

Удобство системы автоматизации отмечают не только опытные рестораторы, но и и те, кто пришел в общепит недавно. Так, основатель и агроном фермы «Жили-Растили» в Ленинградской области Алексей Садов открыл первую столовую для агротуристов в 2022 году, в 2024-м внедрил на точке iiko:

«До автоматизации мы вели учет в Excel, потому что цифр было не очень много. Месяц закончился, остаток на счете положительный, значит — в плюс работаем. Это потому что столовая была одна. Когда начали масштабироваться, потребовалась уже система автоматизации. Потому что, если начнутся минусы, мы просто не поймем, откуда они и где искать концы.

В общем, мы начали разбираться в аналитике. Смотрим ABC-анализ, отчеты, фудкосты, себестоимость блюд. Мы вносим данные систематически, и знаем, что если нам, например, понадобятся данные за 2024 год, то мы их вытащим и проведем анализ».  

В iiko можно отследить опасные операции

В iiko есть удобная настройка прав доступа к системе для разных сотрудников (официанты, администраторы, повара). Но даже это на 100% не гарантирует защиту от недобросовестных работников. Поэтому в заведении регулярно нужно проводить аудит опасных операций. 

Рассказывает управляющая кафе «Солянка» (г. Калуга) Ольга Тюменцева:

«С помощью iiko можно с легкостью отследить опасные операции. По регламенту каждое аннулирование чека влечет за собой служебную записку. К счастью, у меня не бывает ситуаций, когда аннулирование прошло, а записки нет.  

Взять с гостя наличку и не закрыть стол в любом случае не получится, потому что в прошлом году вступил в силу закон, по которому фискальный чек нужно выдать до оплаты. Поэтому мы сначала закрываем стол на кассе, а только потом берем деньги с гостя».  

iiko помогает контролировать стандарты качества

Из стандартного инструмента для работы кассы и ведения отчетности iiko уже давно превратилась в многофункциональную экосистему с множеством функций и надстроек. Здесь есть широкие возможности для работы с доставкой, для управления сотрудниками и, конечно, для поддержания уровня сервиса. Это особенно важно, когда речь идет о сетевых проектах.

«Нам iiko помогает в контроле отдачи блюд. Если у конкретного повара есть расхождения по продуктам, а у других его нет, мы идем в этот ресторан и проверяем, что там происходит. Расхождения говорят или о фальсификации инвентаризации, или о том, что повар что-то не докладывает, делает неверную нарезку и так далее», — рассказывает Светлана Рыжова, операционный директор сети «Греки здесь» и основательница «Плов Есть».

iiko можно удобно интегрировать со сторонними приложениями

Часто бывает так: кофейня или ресторан развиваются и у собственника появляются запросы, которые не вписываются в стандартный функционал системы автоматизации. Как раз для этого у iiko есть возможности для доработок и бесшовных интеграций со сторонними сервисами. Своим опытом в этой части поделился IT-директор сети «Чайка» Михаил Громик. Его команда разработала систему для бухгалтеров-калькуляторов, которая помогает перемещать продукты внутри сети. Решение позволило бизнесу уйти от так называемых «мягких накладных», которые часто терялись: 

«Теперь схема такая: каждый сотрудник, ответственный за продукты, по номеру телефона регистрируется в системе и “подвязывается” к своему складу на заведении. Он выбирает, что будет перемещать, с какого склада и на какой склад. 

Позиции синхронизируются с номенклатурой в iiko. Тому, кто принимает перемещение, приходит в Телеграм уведомление об этом. Там две кнопки: принять и отклонить. То есть при принятии накладная автоматически создается в системе iiko, и бухгалтеру надо просто нажать кнопочку «Провести». Больше ничего не нужно расшифровывать [...] За четыре года мы провели уже более 69 000 перемещений и свыше 20 000 списаний».

iiko помогает управлять сетью

Когда ресторанный бизнес начинает масштабироваться, нужны четкие стандарты качества, сервиса и, конечно, управления. Здесь iiko также открывает широкой возможности для предпринимателей. Сооснователь и генеральный директор сети Garden Сергей Чирков рассказывает: 

«Сейчас у нас 20 кофеен. Семнадцать работают в Тюмени, одна — в Сургуте, одна франчайзинговая точка — в Тобольске. Этой весной мы открыли первую кофейню в Екатеринбурге. 

Мы работаем в системе iiko. У каждого собственника есть дашборд с ключевыми показателями. Ежедневно анализируем выручку и средний чек. А каждый месяц полностью разбираем управленческую отчетность — как по всей компании, так и по каждой кофейне отдельно. Смотрим фудкост, ФОТ, чистую прибыль, сколько зарабатывает каждая кофейня».  

Резюме

В жестких и нестабильных рыночных условиях ресторанному бизнесу нужна надежная система автоматизации — такая, как iiko. На старте она облегчит управление проектом и поможет контролировать расходы. Растущий бизнес найдет здесь удобные сервисы для масштабирования. Остались вопросы — записывайтесь к нам на консультацию.

Читайте также:

• Как контролировать явки сотрудников в iiko

• Топ-4 отчета в iiko: взгляд бухгалтера-калькулятора

• «С помощью iiko мы внедрили складской и финансовый учет» — Дмитрий Дмитриев, «Суши DimAsh»