Аудит в ресторане глазами инженера «Леммы»

Инженер «Леммы» Элеонора Абрамова рассказывает о том, как проходят аудиты в ресторанах, работающих на iiko. На что в первую очередь смотрят при проверке товарно-складского, управленческого учета и опасных операций? И как понять, что ресторану, кафе или службе доставки нужна независимая проверка?

Что такое корректный учет и почему так важно, чтобы он корректно отражался в вашем программном обеспечении? Ответ прост: только так можно увидеть реальные процессы и ситуации, происходящие внутри ресторана; проанализировать его работу, минимизировать расходы, сократить убытки и получить то, к чему стремится любой бизнес, — рост чистой прибыли.

Главная задача инженера «Леммы» при проведении аудита — помочь клиенту найти ошибки, которые он допускает при ведении учета в iiko. Нужно дать емкое заключение по каждому блоку и расписать все так, чтобы клиент знал, над чем ему стоит работать, где понадобятся технические доработки и «работа над ошибками».

Как понять, что вам нужен аудит?

Все просто: если вы не видите в системе учета «прозрачную», понятную вам картину и не можете «пощупать» руками все блоки, которые касаются движения денежных средств, — это повод для проведения аудита.

Как проходит аудит?

Каждый аудит непохож на предыдущий: учет одинаков для всех, но у каждого заведения — своя специфика работы. К тому же, у клиентов всегда есть свой запрос, от которого мы и отталкиваемся. И все же есть некоторые общие моменты, о которых хочу здесь рассказать.

1. Аудит товарно-складского учета

Признаться, это мой самый любимый блок. Он требует очень кропотливой работы. Номенклатура, перемещения товара — это основа, то, с чего начинается автоматизация ресторана. На какие блоки стоит обратить внимание и когда стоит бить тревогу:

• Если не можете отследить корректность и актуальность складских остатков.
  Например, клиент вдруг понимает, что по документам на его маленьком складе хранится 6524 литров воды (в разрезе номенклатурной единицы товара “Вода питьевая 19л” это 343 бутылки!). Или бывает наоборот: товар списывается при реализации, а приходных документов нет. В итоге при инвентаризациях проблемные позиции на остатках по складам не анализируются.
• Если инвентаризации не проводятся или проводятся реже чем раз в месяц.
  Бывает, что у клиента 6 складов, а инвентаризируются только 3 из них. Клиент не понимает, реальны ли товарные остатки по всем складам, актуальны ли данные в инвентаризациях с водой в фактическом пересчете 6524 литра? Большие недостачи и излишки говорят о самых разных проблемах — неверном оформлении ТТК (или даже их отсутствии), задвоение одинаковых номенклатурных позиций, отсутствие документов в учете. Проблемных мест может быть множество, так что проводить инвентаризации нужно регулярно.
• Если данные по остаткам в ЕГАИС отличаются от остатков на складах.
  Не может быть разница в шесть бутылок с рабочими остатками только по одному товару, это не отражает действительность в учете.
  
  

2. Аудит опасных операций

Цель этого аудита — проверить операции в iiko, которые могут быть причиной ошибок или воровства.

Опасная кассовая операция — это любая операция, которая может приводить к понижению суммы заказа после отмены пречека. При проведении аудита запросто можно обнаружить отмены пречека на 2 миллиона рублей с удалением отпечатанных позиций заказа на 200 тысяч рублей.

Опасная операция не всегда ведет к умышленному злоупотреблению или воровству. Иногда она оправдана ситуативной необходимостью. Но важно важно понимать, как работать с этим блоком и на что обратить внимание при формировании журнала событий:

• на корректные комментарии к таким операциям;
• на время открытия заказа, печати пречека, отмены пречека, любой опасной операции (это поможет смоделировать ситуацию с заказом).
• на сотрудника, осуществляющего операцию (иногда именно к людям привязываются закономерности).
• на то, проводится ли регулярная проверка опасных операций.

Наша задача — указать клиенту на такие риски и объяснить, как их предотвратить. Но дальше все зависит от него самого: этот участок нельзя оставлять без внимания, он требует ежедневного контроля.

3. Аудит управленческого учета

Этот аудит — ключ к пониманию того, насколько успешен ваш бизнес. Насколько ваши расходы соразмерны доходам и есть ли вообще у предприятия чистая прибыль?

Главное в этом блоке, что я беру за основу при работе с любым клиентом, — деньги любят счет. Каждый из нас (я надеюсь!) ведет домашний учет доходов и расходов: куда и на что мы потратили свои кровные и что в итоге осталось в кошельке на конец месяца? Ведь хочется же твердо стоять на ногах к началу следующего, верно?

Разница между домашним учетом и финансовым учетом на предприятии — лишь в количестве операций и статьях движения денежных средств.

На что в первую очередь я обращаю внимание:

• План счетов вашего предприятия. Если денежные средства не распределяются (и наличные, и безнал) — отсутствует картина движения денежных средств.
• Не отражаются расходы по дополнительным (коммунальным) статьям и не проводятся оплаты. Не может же предприятие работать с зажжённой свечой и черпать воду из реки! Значит, отчетность не отражает реальность, а это — нарушение.
• Не ведется расчет и выплата заработной платы в iiko, а при этом транзакций по счету — на 82 миллиона рублей.
• Товар на склады приходуется, услуги отражаются, а задолженность перед поставщиками растет, как снежный ком
• Любая форма отчетности не отражает действительности в силу пробелов в учете.
• Невозможно понять реальную чистую прибыль и состояние активов и пассивов вашего предприятия.

Все вышеизложенное — повод провести комплексный аудит вашего программного обеспечения. А задача инженера (т.е., моя) — обнаружить каждый пробел в системе, составить заключение по каждому пункту и дать рекомендации, как его устранить.