Чек коррекции — что это и как его оформить

Сотрудник общепита пробил воду по неправильной цене. Касса сломалась, и покупатель не получил чек. В этих и других случаях необходимо сформировать чек коррекции, иначе бизнес могут оштрафовать. Рассказываем, что это такое и как его правильно оформить.

Чек коррекции — что это такое и для чего нужен

Чек коррекции — это специальный документ, который оформляется в кассовой системе для исправления ошибок, связанных с операцией. Его использование регулируется законодательством и обязательно для тех случаев, когда из-за технической ошибки, человеческого фактора или других обстоятельств была неверно зафиксирована сумма выручки или применен неправильный налоговый режим.

Основное назначение чека коррекции — устранение расхождений в данных, которые передаются в налоговую инспекцию через фискальные накопители. 

Процедура формирования чека коррекции варьируется в зависимости от модели кассового аппарата и программного обеспечения. Однако в большинстве случаев для его оформления требуется ввести информацию о первоначальном чеке, указать причину ошибки, скорректированные данные и сумму. Эти данные затем отправляются в налоговую через операторов фискальных данных, что обеспечивает прозрачность и законность операций.

Чек коррекции также используется для исправления ошибок, выявленных в ходе инвентаризаций или проверок налоговых органов. Например, если будет обнаружено, что за определенный период выручка была занижена из-за технического сбоя, предприниматель обязан оформить корректирующий чек, чтобы устранить несоответствия. Это позволяет избежать штрафов и вопросов со стороны налоговой инспекции.

Когда следует оформлять чек коррекции

Чек коррекции следует пробивать в следующих случаях:  

1. Неприменение ККТ при расчетах. Если в момент расчета ККТ не была применена (например, из-за сбоя оборудования, человеческой ошибки или незнания правил), чек коррекции используется для отражения пропущенной операции в учете. 

2. Ошибки в чеке. Когда в выданном чеке обнаруживаются ошибки, такие как неверная сумма покупки, неправильная ставка НДС, ошибочное указание количества или наименования товаров.  

3. Если после выдачи чека были изменены условия расчета (например, клиент вернул часть товара или произошел перерасчет), необходимо отразить изменения с помощью корректирующего чека.

4. Случаи, предписанные налоговой инспекцией. ФНС может потребовать пробить чек коррекции, если при проверке выявлено нарушение. Например, если была обнаружена незафиксированная продажа.

5. Отмена ошибочного чека. Если пробит чек на неверную операцию, его отмена производится через чек коррекции или возврат.  

Исправление ошибок в чеках выполняется с помощью чеков коррекции при использовании формата фискальных данных (ФФД) версии 1.1 или 1.2. Если же используется ФФД 1.05, чек коррекции в таких ситуациях не оформляется. Вместо этого для ошибки в чеке «Приход» сначала пробивают чек «Возврат прихода» с теми же неверными данными, а затем уже оформляют корректный чек «Приход».

Формирование чека коррекции в зависимости от формата фискальных данных

Неприменение ККТ

Одной из распространенных причин для формирования чека коррекции является неприменение контрольно-кассовой техники (ККТ) в случаях, когда это обязательно по закону. Это может произойти из-за человеческого фактора, технического сбоя или незнания правил. Закон № 54-ФЗ регламентирует обязательность применения ККТ при осуществлении расчетов, и нарушение этого требования может привести к штрафам и другим санкциям.

Если ККТ не была применена, порядок действий следующий:  

1. Установление факта ошибки. Компания должна обнаружить факт неприменения ККТ. Например, покупатель может предоставить чек о платеже, не зарегистрированный в системе.  

2. Оценка последствий. Оценивается объем операций, прошедших без фискализации, и возможные риски, связанные с неприменением ККТ.  

3. Формирование чека коррекции. В чеке коррекции указывается:

•    Дата и время операции, которая была пропущена.

•    Сумма, подлежащая фискализации.

•    Основание для исправления — неприменение ККТ.  

В зависимости от формата фискальных данных (ФФД), применяемого вашей системой, может меняться набор обязательных реквизитов чека коррекции. Для актуальных форматов (например, ФФД 1.2) необходимо учитывать добавленные поля, такие как «признак предмета расчета» или «код вида коррекции».

Сформированный чек автоматически отправляется в ОФД (оператор фискальных данных) и далее в ФНС. При необходимости направляется пояснительное письмо о причинах неприменения ККТ.  

Исправляем чек с ошибкой

Ошибки в чеке — еще одна причина для формирования чека коррекции. Такие ошибки могут быть вызваны неправильным указанием суммы, ставки НДС, количества товара или другим несоответствием. Алгоритм исправления зависит от характера ошибки:

1. Выявление ошибки. Покупатель может заметить ошибку и обратиться к продавцу, или она обнаруживается в ходе внутреннего аудита.  

2. Оценка типа ошибки. Разделите ошибки на технические (ошибка ввода данных в ККТ) и системные (например, сбой интеграции с CRM или кассовым ПО).  

3. Создание корректирующего чека. При исправлении учитывайте:  

• Формат фискальных данных. Например, в ФФД 1.1 и 1.2 указывается основание для исправления — "ошибка оператора" или "технический сбой."

• Признак расчета. Указывается тип операции: "возврат прихода," "приход" и т.д.  

• Детализация. Укажите корректные данные по товарам, ставкам НДС и итоговой сумме.  

Если ошибка существенная, аннулирование оригинального чека и создание нового может быть обязательным. При исправлении ошибок в чеке обязательно уведомите покупателя. Новый чек передается клиенту в бумажной или электронной форме. Система автоматически отправляет данные о корректировке через ОФД в налоговую.  

Сроки оформления чеков коррекции  

Формировать чек коррекции можно в любой день, что разрешено налоговой службой. Если кассир сам заметил ошибку или факт неприменения кассы, документ необходимо оформить до закрытия текущей смены. Однако, если расхождения в сумме денежных средств выявляются уже после отчета о закрытии смены, чек можно оформить на следующий день, в начале новой смены.  

В случае массового технического сбоя в работе кассового оборудования контролирующие органы позволяют оформить один общий чек на всю сумму неучтенных операций. Это допускается сделать на любом кассовом аппарате, принадлежащем организации, согласно Письму ФНС России от 20.12.2017 ЕД-4-20/25847.

Есть ли штраф при выдаче чека коррекции в ОФД

Чеки коррекции можно оформлять только в случае, если не была использована онлайн-касса. Соблюдение этого правила помогает избежать штрафов от налоговых органов за несоответствие требованиям по использованию ККТ при расчетах.  

Согласно законодательству, за нарушение правил использования ОФД и неиспользование касс предусмотрены следующие штрафы:  

• для индивидуальных предпринимателей (ИП) — 25–50% от суммы, которая не была учтена, но не менее 10 000 рублей;  

• для юридических лиц — 75–100% от выручки, но не менее 30 000 рублей.  

Если сумма неучтенных операций по данным ОФД превышает 1 000 000 рублей или нарушение происходит повторно в течение года, налоговая служба может приостановить деятельность ИП или юридического лица на 90 дней.  

Однако существует возможность избежать административного штрафа, если нарушитель добровольно уведомил ФНС о нарушении и направил чек коррекции. Для этого необходимо выполнить несколько условий:  

1. ИП или юридическое лицо должно уведомить налоговую службу о нарушении в письменной форме или отправить чек коррекции.  

2. На момент уведомления ФНС не должна была знать о правонарушении.  

3. Нарушение должно быть первым, или с момента уплаты предыдущего штрафа прошло более года.  

4. В налоговую службу должны быть предоставлены доказательства нарушения и его исправления, включая акт и пояснения по проведенной операции.  

Документы нужно отправить в ФНС в течение трех дней после оформления чека коррекции. Если налоговые органы уже узнали о нарушении, например, через контрольную закупку или заявление клиента, избежать штрафа не удастся.

Оформление чека коррекции — это обязательная процедура, которая помогает исправить ошибки в расчетах и избежать неприятных последствий. Соблюдение всех норм законодательства и своевременное уведомление налоговых органов о допущенных ошибках позволяют минимизировать риск штрафных санкций. 

Не забывайте: правильная работа с кассой и выдача чеков — не единственное условие для законной работы общепита. Есть и другие важные аспекты: маркировка товаров, работа с алкоголем и прочие регуляции.