Как работать с банкетами в iiko?

Банкеты требуют от ресторана четкой координации: важно не перепутать бронирования, вовремя подготовить столы, учесть пожелания гостей и проконтролировать работу персонала. Разберем, как работать с банкетами в системе автоматизации iiko.

Какие возможности есть в системе iiko?

Для того чтобы гости оставались довольны посещением ресторана и возвращались вновь, в системе предусмотрены удобные инструменты iikoHostess. Они позволяют бронировать столы, оформлять и учитывать банкетные мероприятия, а также фиксировать индивидуальные пожелания гостей.

Забронированный стол отображается на плане зала и выделяется отдельно. На нем указывается время начала бронирования, что помогает избежать ситуаций, когда гости уже прибыли по резерву, а место занято другими посетителями. При приближении времени брони система автоматически уведомляет сотрудников и может дополнительно показывать комментарии гостя, оставленные при оформлении резерва, например просьбу подготовить цветы к его приходу.

Для банкетов можно заранее составить меню и отправить его на кухню для ознакомления. В заказе сохраняются все пожелания клиента, а также информация о внесенной предоплате.

Сведения обо всех банкетах и резервах, зарегистрированных в iiko, доступны как в виде списка, так и непосредственно на схеме зала.

Система помогает контролировать просроченные банкетные заказы. Если по банкету была внесена предоплата и/или распечатаны блюда, а назначенное время начала уже прошло, такой заказ будет отображаться в списке независимо от выбранной даты или периода просмотра. В перечне банкетов такие записи выделяются розовым цветом, а при входе в систему выводится соответствующее уведомление.

Как работать со списком банкетов и резервов?

Открыть список банкетов и резервов можно с помощью кнопки «Банкеты и резервы» в дополнительном меню либо кнопки «Банкеты/резервы» на схеме зала. В нем отображаются все актуальные банкеты и бронирования на текущую дату или на любой другой день, выбранный через календарь либо кнопки «<» и «>».

Также предусмотрен просмотр банкетов и резервов за определенный временной промежуток. Для этого нажмите кнопку «Период» (после выбора она изменит название на «Дата») и укажите в календаре даты начала и окончания интервала. Повторное нажатие на эту кнопку вернет режим просмотра по отдельной дате.

При переходе из режима просмотра по дате к просмотру по периоду установленная дата автоматически становится началом периода, а дата его окончания задается на 31 день позже.

Для каждого банкета или резерва в списке отображаются следующие сведения:

• Тип обслуживания: банкет или резерв.

• Статус заказа. Он может изменяться как автоматически, так и вручную: «Действует», «Гость пришел», «Снят» (с указанием причины: «Гость отказался», «Гость не пришел» или «Другое»). Для банкетов дополнительно показывается сумма заказа.

• Время начала банкета или резерва. Под ним указывается «сегодня», «завтра» либо конкретная дата, если мероприятие назначено на более поздний срок.

• Название зала и номер стола.

• Количество гостей.

• Информация о клиенте: имя, номер телефона, тип и номер карты.

• Комментарии к заказу, например «Цветы на стол» или отметка о причине отмены.

По умолчанию в списке отображаются только активные банкеты и резервы со статусом «Действует» за выбранную дату или период. При необходимости можно скрыть из списка только банкеты или только резервы, воспользовавшись соответствующими кнопками над перечнем. Отключенная кнопка отображается без желтой подсветки. Чтобы снова включить отображение всех записей выбранного типа, нажмите кнопку повторно — она станет желтой.

Для просмотра как действующих, так и отмененных банкетов и резервов нажмите кнопку «Только активные». После этого она перестанет быть выделенной цветом, а список покажет все заказы независимо от их статуса. Повторное нажатие вернет фильтр активных заказов, и кнопка снова станет желтой.

Список банкетов и резервов можно сортировать по любому доступному параметру, например по дате и времени. Для этого достаточно нажать на заголовок нужной колонки. После первого нажатия записи будут отсортированы по возрастанию, а повторное нажатие изменит порядок сортировки на обратный.

Кнопка «Банкеты и резервы» доступна в дополнительном меню пользователям с правами «Редактировать резервы и банкеты» (F_ERS) или «Просматривать резервы и банкеты» (F_VRS).

Если пользователю назначено только право F_VRS, позволяющее просматривать данные, для изменения статуса заказа (например, при запуске команды «Банкет начался») или редактирования карточки банкета либо резерва потребуется авторизация сотрудника с правом F_ERS.

Создать новый банкет или резерв можно непосредственно из списка. Для этого нажмите кнопку «Новый банкет (резерв)» и заполните карточку заказа.

Как банкеты и резервы выглядят на схеме зала?

Кнопка «Схема залов» на рабочем экране позволяет просматривать банкеты и резервы в виде занятых столов на плане ресторана за текущий день. Если для одного стола создано несколько бронирований, на схеме отображается ближайшее по времени мероприятие.

В режиме просмотра схемы залов в левой части экрана находятся кнопки выбора залов, а справа отображается планировка столов выбранного помещения. Столы, на которые оформлены банкеты или резервы, помечаются буквами «Б» и «Р» на цветном фоне. Рядом также указывается время начала мероприятия. Цвет фона зависит от текущего состояния банкета или резерва.

Для возврата к списку банкетов и резервов воспользуйтесь кнопкой с количеством БР либо кнопкой «Назад».

Как работают уведомления о банкетах и резервах?

При входе в систему отображаются предупреждения о ближайших банкетах и резервах. Они представлены в виде карточек разного цвета и помогают своевременно подготовиться к обслуживанию гостей.

О приближении времени начала банкета система напоминает за 6 часов, а о резерве — за 1 час до назначенного времени. Такие уведомления выводятся на желтых карточках, если для заказа включена опция предварительного напоминания. Получив такое сообщение, сотрудник может начать подготовку стола либо при необходимости изменить время или место проведения мероприятия.

Если срок подготовки уже наступил, но стол остается занятым другим заказом, система покажет розовую карточку с предупреждением «Стол занят!». В этом случае необходимо освободить стол и подготовить его к мероприятию либо перенести банкет или резерв на другое время или место.

Когда назначенное время начала прошло, а гости еще не прибыли, система выводит розовое предупреждение «Опаздывают!». При необходимости можно связаться с клиентом по контактным данным, указанным в карточке заказа, и уточнить дальнейшие действия.

В карточке предупреждения отображаются следующие сведения:

• время начала банкета или резерва;

• количество гостей;

• название зала и номер стола;

• текст предупреждения («Стол занят!», «Опаздывают!» и др.);

• комментарии, добавленные при оформлении заказа, например просьба поставить цветы на стол.

Отключить показ предупреждений можно в iikoOffice. Настройка действует для всей группы, поэтому после ее изменения уведомления перестанут отображаться на всех терминалах, входящих в данную группу.

Для отключения предупреждений:

• Откройте раздел «Администрирование» → «Настройки торгового предприятия».

• Выберите группу, к которой относится нужный терминал.

• В блоке настроек ресторана снимите флажок «Показывать предупреждения о банкетах и резервах на экране блокировки».

Как оформить банкетный заказ?

Для создания банкетного заказа необходимо забронировать стол, заполнить карточку мероприятия и добавить блюда в заказ. Банкет можно оформить несколькими способами.

Через список банкетов и резервов

• Откройте раздел «Банкеты и резервы» в меню системы.

• Нажмите кнопку «Новый банкет» и выберите клиента. После сохранения заказа выбранный гость автоматически будет привязан к банкету, а все доступные для него скидки применятся к заказу.

• Заполните карточку банкета и сохраните данные.

В дальнейшем открыть банкетный заказ можно из карточки мероприятия с помощью кнопки «Заказ».

При создании банкета через список банкетов и резервов ответственный официант не назначается автоматически. При необходимости можно закрепить за заказом сотрудника. Для этого откройте заказ, воспользуйтесь функцией смены официанта, выберите нужного сотрудника и подтвердите действие картой менеджера с правом F_COW, позволяющим передавать заказы другим официантам.

Через окно заказа

• Примите заказ и нажмите кнопку «Банкет».

• Выберите клиента, оформляющего мероприятие, и подтвердите выбор. Если гость уже был указан при создании заказа, этот этап можно пропустить.

• Укажите дату и время проведения банкета и сохраните изменения. В таком случае банкет автоматически закрепляется за официантом, который оформил заказ.

На основе резерва

Если стол уже забронирован, но заказ еще не создан, выберите нужный стол на схеме зала и нажмите кнопку «Создать банкет».

Клиент, указанный при оформлении резерва, будет автоматически добавлен в заказ, а его скидки станут доступны для применения. В окне оформления заказа кнопка «Банкет» будет выделена цветом, что указывает на банкетный тип обслуживания.

После этого можно оформить заказ в обычном порядке. Если резерв уже существует и по нему создан заказ, откройте заказ, нажмите кнопку «Банкет», заполните карточку мероприятия и сохраните изменения.

Как добавить блюда?

После заполнения карточки откройте раздел заказа и выберите необходимые позиции из меню. Для возврата к карточке банкета воспользуйтесь кнопкой «Назад».

При необходимости можно распечатать сервисный чек предварительного заказа. Для этого предусмотрена кнопка «Печать предварительного заказа», которая не запускает отсчет времени приготовления блюд.

Также сервисный чек можно распечатать непосредственно из окна заказа с помощью кнопки «Печать». В этом случае система начнет отслеживать время приготовления блюд. Если меню еще не согласовано окончательно, сохраните карточку банкета и вернитесь к ее заполнению позже.

После сохранения клиент автоматически привязывается к заказу, а все действующие скидки применяются к банкету. После начала мероприятия допускается смена гостя заказа или использование другой карты лояльности. При этом скидки будут пересчитаны в соответствии с данными нового клиента, однако заказчиком банкета останется гость, который оформлял мероприятие первоначально.

Если в заведении не используются банкеты и резервы, рекомендуется отключить права F_ERS и F_VRS, отвечающие за просмотр и редактирование таких заказов. В этом случае кнопка «Банкет» не будет отображаться в интерфейсе оформления заказа.

Ответы на частые вопросы

Можно ли оформить банкет без предварительного резерва стола?

Да. Банкет можно создать непосредственно из окна заказа, указав дату, время проведения мероприятия и данные клиента.

Можно ли распечатать предварительное меню для согласования с гостем?

Да. Для этого предусмотрена печать сервисного чека предварительного заказа. Он позволяет согласовать меню до начала обслуживания.

Можно ли отменить отметку о начале банкета?

Да. Если начало банкета было подтверждено ошибочно, действие можно отменить. После этого заказ снова получит статус действующего банкета.

Как удалить банкетный заказ?

Если по заказу уже были отпечатаны блюда, сначала необходимо удалить их из заказа. После этого заказ можно закрыть без оплаты и удалить.

• Как собственнику защитить бизнес от сговора внутри команды
• Облачный колл-центр iiko: 6 функций для роста доставки
• Какие задачи решает программа iiko?