Специалистами ГК «ЛЕММА» было проведено исследование на тему злоупотреблений персоналом, в котором участвовали администраторы и управляющие ресторанов.
В ресторане входящий денежный поток обеспечивают гости заведения, а исходящий денежный поток (расходы) идет на поставщиков, аренду, зарплату и т.д. Определенное количество времени деньги хранятся в самом ресторане, это кассы ресторана и инкассированные деньги.
В ресторане персонал условно можно разделить на 2 части, согласно обязанностям: персонал фронт-офиса (администраторы и официанты) и персонал бэк-офиса (товаровед, повар, бухгалтер, директор и т.д.), соответственно были классифицированы и злоупотребления:
Воровство входящего потока денег (фронт-офис);
Воровство исходящего потока денег (бэк-офис).
Перед тем, как мы перейдем непосредственно к причинам воровства, рассмотрим такое понятие как «опасные операции». Опасные операции – это операции, которые могут являться или могут привести к злоупотреблениям. Ответственным за опасные операции должен быть один человек, как правило это администратор или управляющий.
Причины воровства входящего потока денег (фронт-офис):
- Отсутствие роли администратора в ресторане (начинающий ресторатор). Администратор – руководитель официантов, если нет роли администратора, нет лица ответственного за опасные операции.
- Отсутствие индивидуальных карт. Рабочих станций, как правило, меньше чем самих официантов, у каждого официанта есть карты авторизации.
- Возможность отмены чека у официанта. Одна из опасных ситуаций – после оплаты можно отменить печать чека и деньги забрать себе. Эта возможность нужна, чтобы иметь возможность отменить заказ, в случае, если клиент уходит, но эта возможность одновременно является «опасной операцией» и должна быть доступна только администратору.
- Отмена позиций чека.
- Отсутствие средств идентификации на карте. Официант может положить разницу со скидкой себе в карман. Пример: Человек выпил чай, оставил 500 руб. и ушел, официант даст скидку 20% и положит себе в карман еще 8о руб..
- Возможность предоставления скидки только администратором значительно сокращает количество злоупотреблений
- Печать суммы со скидкой внизу. Потому что официант может проводить скидки и отрезать часть чека со скидкой.
- Перевод системного времени персонального компьютера (в течение этого времени официанты могут забирать расчет по заказам себе, а потом возвращать реальную дату).
- С помощью иных приложений подделывать реальный чек. Нужно ограничить доступ к прочим приложениям.
- Объединение столов и перенос блюд.
- Отсутствие контроля над администратором. Можно настроить отчеты с оповещением об опасных операциях с объяснением причин.
Причины воровства из исходящего потока денег (бэк-офис):
- Чаще всего причинами являются махинации с товарами.
- Отсутствие регламента по закрытию периода (отчет по инвентаризации, который нельзя изменить).
- Переоткрытие периода.
- Возможность завышения норм списаний.
- Просто списание товара.
Более подробно о том, как определить и исключить воровство входящего потока денег рассказывает Директор ГК "ЛЕММА", Лебедев Евгений.
