9 причин подключить DocsInBox ЕГАИС для ресторана с алкоголем

DocsInBox

История о бухгалтере, который сдал алкодекларацию в DocsInBox и больше не смог жить по-прежнему

27 октября 2023

Бухгалтер-калькулятор, технолог Лиана Алейникова (рестораны «Кикос», «Виноград», «Центр плова», «Мидийное место», BARY) рассказывает, как заведение начало пользоваться DocsInBox ЕГАИС от безысходности... а потом втянулось.

Мое знакомство с DocsInBox началось с подачи алкоделараций. Ресторан открыл обособленное подразделение, а в iiko технически невозможно создать алкодекларацию по одному ИНН и двум КПП. Мы начали разбираться, как с этим быть, и так вышли на DocsInBox.

Раньше алкодекларация занимала у меня минимум день (не считая того, что потом еще нужно было найти, через кого ее сдать. Или же я могла сформировать ее в iiko, а у бухгалтера в 1С она потом не загружалась). С DocsInBox всё это стало не вдвое и не втрое, а в десятки раз быстрее — реально около 15 минут.

Помимо этого в процессе работы мы обнаружили много дополнительных плюсов.

Ресторан двухэтажный. Поставщик выгружает весь алкоголь на первом этаже, и раньше бармены должны были нести его на второй, чтобы отсканировать (там был компьютер с привязанной ЭЦП), а потом снова спускать вниз на склад. Когда у них появилась возможность сканировать марки через приложение в телефоне, они не могли нарадоваться.
Бывает, что официант хватает бутылку из холодильника и выносит ее гостям, забыв сделать вскрытие. А потом гости уносят эту бутылку с собой или другой официант забирает ее со стола и выбрасывает, не отсканировав. При инвентаризации в DocsInBox все такие ненайденные марки автоматически попадают в акт списания. Это очень удобно.
Стало гораздо удобнее делать возвраты. Недавно была ситуация, когда поставщик вместо 6 заказанных бутылок вина по ошибке прислал 79. Делать возврат в iiko очень долго, а в DocsInBox мы быстро их отсканировали и вернули лишнее.
Удобно перемещать алкоголь между точками. Например, в одном ресторане закончилась водка, а в другом ее много. DocsInBox позволяет законно перенести ее из одного в другой (а не просто взял и повез).
Часто в ресторане ставят один монитор, который постоянно занят кассиром. И сделать вскрытие бутылки в ЕГАИС, как положено, бывает трудно: нужно выйти из заказа, зайти в ЕГАИС — обычно на это нет времени. А еще сложнее, если пришел алкоголь и его надо помарочно принять. В этих ситуациях весь алкоголь обычно оставляют на конец рабочего дня, когда освобождается касса. Только тогда сотрудники заходят в ЕГАИС и начинают помарочно принимать алкоголь (который по факту они могли уже продать). Приложение DocsInBox на телефонах сотрудников полностью решает эту проблему: любой менеджер, бармен, официант, у которого есть приложение DocsInBox, может принять алкоголь помарочно и потом сделать вскрытие, чтобы его продавать.
Недавно добавилась функция, которая позволяет отправить декларацию сразу в ФСРАР, подключившись через компьютер, где установлен ключ ЕГАИС. Далеко не все заведения, которые работают с алкоголем, ставят себе программы для сдачи алкодекларации: им приходится получать ключ ЕГАИС, скачивать себе алкодекларацию, заполнять ее и потом ехать в какой-нибудь центр бухгалтерских услуг и сдавать ее там за деньги. А с DocsInBox мне даже не надо ехать в ресторан: подключаешься по AnyDesk, нажимаешь “сдать в ФСРАР” — и все, через 15 минут уже пришла квитанция.
DocsInBox очень помогли нам в работе с МЧД, которые стали обязательны с 1 сентября. Раньше заведения могли сформировать алкодекларацию в iiko, взять ЭЦП и сдать через центр бухгалтерских услуг или другую подобную организацию. Но после 1 сентября сотруднику кроме электронной подписи нужна еще и машиночитаемая доверенность (МЧД). Т.е. сотрудники не смогут просто взять ваш ключ ЕГАИС, скачать с почты уже сформированную алкодекларацию и сдать ее.

У нас была такая ситуация: у заведения закончилась алкогольная лицензия. Сделало новую, но ключ ЕГАИС не работал без МЧД. Менеджмент обращался в разные организации, но там отвечали “мы еще не знаем, как это делается”. Получилось, что лицензия у нас есть, а ничего не работает, торговать алкоголем мы не можем. Ситуацию исправили DocsInBox: они быстренько сделали эту МЧД, и мы снова заработали.

Знаю, что другое заведение, которое работает без DocsInBox, разбиралось с МЧД несколько дней и в итоге сделало ее в 3 часа дня 20 октября (в последний день сдачи алкодекларации).
Огромный плюс и серьезный аргумент для собственников: DocsInBox несут юридическую ответственность за оформленные через них документы. Т.е. если вдруг что-то пойдет не так — например, придет штраф — DocsInBox будут разбираться и оспаривать это.

Хотите подключить DocsInBox для работы с алкоголем в своем заведении? Оставляйье заявку – мы поможем.

1007

Читайте также: