5 ошибок в учете остатков, которые приводят к убыткам в ресторане

За годы работы бухгалтером-калькулятором и сервисным инженером iiko я убедилась, что деньги в ресторане чаще всего теряются не в кассе, а на складе. Причем не из-за воровства, а из-за ошибок в учете остатков. Разберем 5 самых частых ошибок, которые я вижу почти в каждом втором заведении и которые стабильно «съедают» прибыль.

Ошибка №1. Остатки примерные, а не фактические

Типичная фраза, которую я слышу от поваров и кладовщиков: «Ну, там примерно половина ящика…». А в iiko «примерно» не существует: программа считает граммы, литры и штуки. Если, например, апельсины для фреша учитываются на глаз, сыр лежит в контейнере без взвешивания, при инвентаризации пишут «1 шт», хотя там 0,6 кг, в результате возникают недостачи и «прыгающий» фудкост. И сотрудники обвиняют в этом программу, хотя проблема — в процессе.

Правильно считать только фактические остатки, с весами и вычитанием тары. iiko считает ровно то, что вы в нее внесли — не больше и не меньше. Весы должны быть в каждой зоне хранения, контейнеры — подписаны и стандартизированы. Запрещено хранить продукт без указания веса. Инвентаризация проводится при остановленном движении товара. Тара учитывается отдельно или заранее настроена в процессе. 

Чтобы обеспечить корректность учета, должен быть четкий регламент. В нем приписывается, кто отвечает за фактические остатки. Например, Повар/бармен считает фактический остаток в своей зоне, старший смены/су-шеф/администратор проверяет корректность подсчета. Управляющий или собственник отвечает за дисциплину процесса. Бухгалтер-калькулятор контролирует цифры.

А как обучить персонал правильно считать?

Обучение состоит из нескольких шагов.

Шаг 1. Показать, как взвешивать правильно: всегда использовать весы, учитывать тару, фиксировать дробные значения (да, 0,356 кг — это нормально).

Шаг 2. Объяснить, зачем это нужно: не потому что бухгалтер требует, а потому что от этого зависит себестоимость, бонус и прибыль ресторана. Когда человек понимает связь «остаток → фудкост → прибыль», это дисциплинирует.

Шаг 3. Запретить формулировки типа «примерно» или «половина». Есть только граммы, литры, штуки.

Ошибка №2. Не оформляется перемещение между складами

Представьте: бармен взял апельсины с кухни для фреша, повар отдал сливки на бар, но никто ничего не оформил. Отчеты показывают, что на кухне есть недостача, а в баре — излишки, но по факту продукт никуда не пропал. 

Поэтому любое перемещение между складами оформляется документом «Перемещение». Это 30 секунд времени и корректный учет. Вот как это делается:

1. Заходим в раздел Склад → Документы → Перемещение

2. Выбираем склад-отправитель (например, «Кухня») и склад-получатель (например, «Бар»)

3. Добавляем товар: апельсины, сливки, сироп — любую позицию, которая физически перемещается

4. Указываем фактическое количество

5. Проводим документ

В результате продукт списался с одного склада и появился на другом. Если этого не сделать, кухня будет «в минусе», бар — «в плюсе», а инвентаризация покажет искажение. Бухгалтер начнет искать проблему там, где ее нет, и тратить на это ресурсы.

Ответственным за перемещение выступает старший смены, администратор или кладовщик. Нет документа — значит, перемещения не было.

Ошибка №3. Слишком доверяют поставщику

Очень частая история: принимают апельсины на бар для фреша. В накладной — 20 кг апельсинов. В систему оприходовали 20 кг. А по факту — 18,7 кг. Остатки изначально завышены, инвентаризация показывает недостачу.

Поэтому не забывайте: приемка — это взвешивание, а не галочка в накладной. В iiko должна попадать информация о том количестве, которое реально приняли, а не то, что написал поставщик.

Ошибка №4. Остатками никто не управляет

Для иллюстрации этой ошибки приведу еще один пример из практики. В одном ресторане апельсины под фреш закупались «с запасом». Часть портилась, часть пересыхала, часть списывали «по-тихому». За месяц — минус 9 000 ₽ только по одной позиции. 

Чтобы этого избежать, в iiko нужно контролировать остатки регулярно, пересматривать объемы закупок, анализировать списания по причинам. Остатки — это живые деньги, а не цифры в отчете.

Если вы подозреваете, что деньги «уходят» через запасы и списания, действовать нужно системно.

1. Посмотреть динамику списаний за 3 месяца (не за один!): общую сумму списаний, топ-5 позиций по сумме, повторяющиеся причины списания. Если одна и та же позиция регулярно в списаниях — это уже не случайность.

2. Сравнить закупку и фактическое потребление. Сколько купили, а сколько реально продали через блюда? Если закупка превышает потребление, деньги заморожены на складе. Это видно по отчетам по остаткам, по движениям, по списаниям.

3. Проверить средний остаток по ключевым позициям. Продукт с коротким сроком хранения не должен лежать «с запасом».

4. Настроить планирование закупок. Очень часто закупка происходит так: «Ну, давайте возьмем побольше, вдруг закончится». Но намного целесообразнее анализировать средний расход, закупать под реальный оборот, пересматривать нормы раз в месяц

5. Назначить ответственного за остатки. Если за остатки никто персонально не отвечает, ими никто и не управляет. Ответственным может стать управляющий, шеф-повар или администратор.

Ошибка №5. Инвентаризация проводится «для галочки»

Самая опасная ошибка: инвентаризацию провели, акт подписали, разницу списали…и забыли. Во многих ресторанах не анализируют причины расхождений, не смотрят повторяющиеся позиции, не корректируют технологические карты, не обучают персонал

В итоге — одни и те же недостачи каждый месяц и выгорание команды и собственника. Ведь когда процесс не дает результата, это демотивирует. Инвентаризация перестает быть инструментом управления, и постепенно работники начинают относиться к ней формально. А формальность в учете всегда равна убыткам.

Но грамотная инвентаризация — это диагностика. Она нужна, чтобы понять, где возникает ошибка: в каком процессе, у какого товара и на каком этапе.

Чек-лист для руководителя: как понять, что со складом все в порядке

Чтобы оценить ситуацию на складе, задавайте себе эти вопросы.

1. Повторяются ли одни и те же позиции в недостаче?

2. Анализируются ли списания по причинам? Вы знаете, что чаще всего списывается, почему и кто за это отвечает? Или просто видите общую сумму?

3. Корректируются ли техкарты после расхождений?

4. Понимаете ли вы, сколько дней оборота лежит на складе?

5. Есть ли у склада ответственный?

6. Снижаются ли недостачи от месяца к месяцу?

Если на 3 и более вопросов ответ «нет», нужно пересматривать подход к управлению складом. Не забывайте: ошибки в учете остатков редко выглядят страшно по отдельности. Но вместе они искажают фудкост, убивают аналитику, съедают прибыль и лишают контроля. 

Правильный учет остатков в iiko — это фактические данные, дисциплина процессов, прозрачность и управляемость бизнеса. Если остатки под контролем, деньги остаются в бизнесе, а не растворяются на складе. Желаю, чтобы у вас процессы были выстроены именно так!

Читайте также:

• ЕГАИС в iiko: почему вы не используете все возможности программы
• Топ-4 инструмента для анализа эффективности персонала в iiko
• Куда исчезают продукты? Настройка списаний в iiko и учет потерь