Алкодекларация: краткая инструкция по ее формированию

Рассказываем о том, как ресторатору быстро и безболезненно сдать квартальный документ о розничной торговле спиртным, почему не стоит бояться ошибок при заполнении отчета и как DocsInBox поможет упростить этот процесс.

Сдача алкогольной декларации обязательна каждый квартал, не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. Сейчас организации готовятся к сдаче данных за второй квартал (с 1 по 20 июля) в Росалкогольрегулирование. Это значит, самое время провести инвентаризацию, сверить данные с поставщиками, устранить все погрешности и подготовиться к новому отчету.

Этот материал будет полезен рестораторам, предпринимателям, управляющим компании и бухгалтерам. В общем, всем, кто имеет отношение к бизнесу, который занимается реализацией спиртного.

Какие сведения собираем в документ и в какой срок его нужно сдать?

Декларация по алкоголю показывает:

• сколько спиртного было на остатках в вашем заведении на начало квартала;
• сколько спиртосодержащей продукции вы купили или получили иными способами;
• сколько напитков израсходовали (налили гостям или разбили);
• какой остаток подотчетного товара имеется на конец квартала.

Все эти данные нужно отправить в ФСРАР в первые 20 дней квартала, следующего за отчетным. То есть отчитаться за апрель-июнь необходимо до 20 июля.

Сведения об обороте пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи отправляются отдельно. По водке, вину, виски и прочим крепким напиткам – отдельно.

1. Реквизиты юридического лица: название, ИНН, КПП, имена и фамилии руководителя и бухгалтера, а также контакты, номера региона и страны, сведения об алкогольной лицензии. Плюс – нужно указать информацию о поставщиках.
2. Данные о поставках и возвратах: номера накладных в ЕГАИС, объемы полученной продукции и товара, который пришлось вернуть.
3. Сводка о движении алкогольной продукции по вашему юрлицу: сколько было, сколько вы получили за квартал, сколько израсходовали и сколько осталось на конец квартала.

Как правильно подготовиться к сдаче алкогольной декларации?

Шаг 1. Привести в порядок документы. Перед окончанием квартала необходимо:

• проверить все накладные в ЕГАИС на предмет ошибок;
• если были возвраты – уточнить, приняты ли они поставщиками;
• проверить акты списания;
• провести инвентаризацию;
• подготовить электронную цифровую подпись — УКЭП.

Шаг 2. Выбрать способ списания продукции. Здесь возможны 2 варианта:

1. Сколько алкоголя вы фактически продали в рюмках, бокалах и других емкостях своим гостям. У этого метода есть существенный недостаток: данные в отчетности могут не сойтись с информацией в ЕГАИС. Связано это с тем, что списание в общепите происходит при открытии тары, то есть целой бутылки. Когда вы открыли бутылку, например, водки, у вас нет возможности списать оттуда через ЕГАИС расход 50 миллилитров, вы списываете полностью всю бутылку. Если таких бутылок будет много и все они будут числиться как списанные, то на конец квартала данные в федеральной информационной системе и в отчете будут отличаться. Тогда Росалкогольрегулирование попросит подать корректирующий документ.
2. Фиксировать списания можно в том виде, который вы указываете в ЕГАИС, то есть целыми бутылками. В этом случае остатки будут сходиться и вам не придется выполнять лишние действия.

Шаг 3. Проверить коды регионов.

В документе кроме кода региона юрлица нужно указывать коды регионов всех торговых точек, то есть всех ресторанов. От этих данных зависит, в какое региональное управление поступит отчетность.

Какие контуры работы позволяет закрыть сервис DocsInBox?

1. DocsInBox обеспечивает удобную инвентаризацию. Ее можно проводить с помощью мобильного приложения. Это опция избавит управляющего от большого объема работы в конце каждого квартала.
2. Не нужно беспокоиться об электронной цифровой подписи и самостоятельно загружать файл на сайт регулятора. Подписать ЭЦП можно прямо в программе и сразу же отправить документ на проверку в ФСРАР.
3. Данные таможенных деклараций по напиткам, произведенным не в России, сервис соберет автоматически и подставит их отчет. То же самое касается производителей спиртного из стран Таможенного союза.
4. Каждый следующий отчет об обороте спиртного будет формироваться автоматически. Это будет происходить первого числа каждого квартала.

Вместо итогов

Чтобы сдать ежеквартальную декларацию по алкоголю, нужно хорошо подготовиться: провести инвентаризацию, свериться с поставщиками, внести данные о движении продукции, проверить ЭЦП, заполнить документ и отправить его в контролирующую службу.

Упростить эту задачу и ускорить ее решение помогут автоматизаторы подачи – системы для электронного документооборота. Вручную заполнять некоторые разделы формы нужно будет только в первый раз после подключения. В дальнейшем система будет делать это автоматически. Вам останется только отправка бумаги в ФСРАР.

Ответы на частые вопросы:

Что делать, если после сдачи вы нашли в документе ошибку?

В этом случае у вас есть время до конца текущего квартала, чтобы подать корректирующую форму. Никаких санкций за это не предусмотрено.

Нужно ли сдавать отчетность, если в течение квартала не было движения алкоголя, но лицензия действующая?

Даже если у вас нет остатков, нет никакого движения спиртного за квартал, но при этом есть действующая лицензия на продажу спиртного, вам все равно нужно предоставлять пустую алкогольную декларацию.