В чем iiko помогает небольшим заведениям?

Мы часто рассказываем о том, как iiko помогает ресторанным сетям масштабироваться, управлять десятками заведений и выстраивать единые процессы. А что насчет небольших одиночных кафе, баров и ресторанов? Мы выяснили, какие задачи система автоматизации решает в таких заведениях и чем она полезна для небольшого бизнеса. 

Итак, система автоматизации в небольших кафе нужна, чтобы…

Чтобы не тратить час на один отчет

Одна из самых практичных задач автоматизации — отчетность. В iiko можно посмотреть выручку за день, продажи по официантам, продажи по местам приготовления, общие данные по продажам, закупки, средний чек и другие показатели. Причем речь не только о готовых отчетах: нужный отчет можно собрать самостоятельно из разных данных, сохранить и потом просто выбирать нужный период.

Благодаря этому ежедневная работа управляющего меняется, и довольно сильно. Если раньше для одного показателя нужно было открыть одну таблицу, для другого — другую, а потом вручную свести данные, то здесь достаточно один раз настроить нужную форму.

Например, можно собрать отчет, в котором одновременно будут выручка, данные по местам приготовления и другие показатели, которые нужны конкретному заведению. Сохранили его один раз — дальше просто выбираете дату и получаете готовую информацию. 

Чтобы не запутаться в техкартах

Есть еще одна проблема, которая появляется у заведений, работающих несколько лет, — огромная база номенклатуры. За условные пять лет ресторан успевает поменять сезонное меню несколько раз, убрать одни блюда, добавить другие, создать новые техкарты. В системе остаются позиции, которыми уже никто не пользуется, но они продолжают висеть в базе.

В итоге нужную позицию иногда приходится искать среди большого количества старых данных. При переходе на новую систему необязательно переносить весь этот архив. Можно перенести актуальную номенклатуру, а старые, давно не используемые позиции оставить в прежней системе.

Это кажется мелочью, пока не приходится каждый день работать с огромным списком того, что ресторан уже давно не продает. После нескольких лет работы в старой системе сезонные техкарты и другие позиции превращаются в настоящий «хламовник», в котором сложно что-либо найти.

Чтобы учет не зависел от ручной работы

Чем больше операций сотрудники делают вручную, тем выше вероятность ошибки. Особенно это важно там, где есть маркировка, алкоголь, списания и другие обязательные операции. При переходе на новую систему пришлось одновременно разбираться с маркировкой и учетом порционного алкоголя, что само по себе стало большой задачей для команды.

Автоматизация здесь нужна не для того, чтобы сделать работу «технологичной». Она нужна по гораздо более простой причине: часть операций система выполняет по заданным правилам, а сотруднику не приходится держать все в голове и переносить данные вручную.

В маленьком кафе одна ошибка может стоить гораздо дороже, чем кажется. Исправлять ее придется тем же людям, которые в этот момент должны заниматься гостями, кухней или закупками.

Чтобы начать работать с гостями

Автоматизация нужна не только для того, чтобы контролировать склад, кассу и списания. Она помогает ресторану собирать данные о гостях и использовать их для программы лояльности и дальнейшей коммуникации.

В iiko есть инструменты для работы с гостевой базой и программой лояльности. Ресторан может хранить информацию о посещениях, отслеживать историю заказов, сегментировать гостей и выгружать данные для дальнейшей работы. Например, аудиторию можно разделять по датам регистрации или посещения и использовать эти группы для разных коммуникаций.

Чтобы приложение, доставка и лояльность были в синергии

Небольшому ресторану редко нужна десятка отдельных сервисов. Но по мере развития бизнеса появляются приложение, сайт доставки, программа лояльности, агрегаторы, платежные сервисы. И здесь важно, насколько легко эти решения соединяются с основной системой.

У iiko много интеграций со сторонними сервисами, а сама система рассчитана на то, чтобы подключать внешние решения через API. Для небольших заведений это означает, что не нужно каждый раз искать отдельный способ связать новый сервис с учетом. Приложения, сайты доставки и программы лояльности можно интегрировать с iiko, а не строить вокруг них отдельную инфраструктуру.

Подведем итог. Автоматизация нужна небольшому ресторану не меньше, чем сети. У маленького заведения просто нет лишних людей, которые могут каждый день вручную сводить отчеты, проверять остатки, переносить данные между системами и разбираться с техническими проблемами. Поэтому автоматизация особенно заметна.

И главное, для этого не нужно превращать небольшое кафе в корпоративную структуру со сложными процессами. Вы можете наращивать использование возможностей системы поэтапно: сначала закрывать базовые задачи учета и продаж, затем добавить работу с лояльностью, доставку, собственное приложение и другие инструменты.

В этом и есть практический смысл автоматизации для небольшого бизнеса: не сделать ресторан похожим на большую сеть, а убрать ту ручную работу, которую небольшой команде особенно дорого делать самостоятельно.