Как оптимизировать работу фабрики-кухни?

Возьмем ресторанную сеть, в которой работают 7 точек. Все они находятся в разных частях города. А заготовки для них делают на одной фабрике-кухне, расположенной в отдельной промзоне. Каждый день на фабрику-кухню поступают десятки заказов от собственных точек сети и от сторонних клиентов. Как не потерять информацию, не запутаться в бумажных накладных и, главное, вовремя отправить каждый заказ в нужную точку? В статье составили небольшую инструкцию от экспертов Леммы.

Шаг 1. Прием заказов

При больших объемах производства для приема заказов нужен отдельный сотрудник (может, и не один). Он должен быть постоянно на связи, чтобы не пропустить звонки и сообщения, да еще и ничего не перепутать. Решить эту задачу можно с помощью удобного IT-сервиса — портала внешних заказов. В нем у каждого заказчика есть личный кабинет, где можно оформлять заявки в любое время дня и ночи. Плюс — в этом случае ни один заказ не потеряется. 

Шаг 2. Управление условиями работы

В одном из ресторанов, который получает заготовки от фабрики-кухни, есть забывчивый администратор. В день от него приходит по несколько небольших заказов, которые приходится собирать и отправлять с интервалом в несколько часов в одну и ту же точку. Можно, конечно, провести с администратором серьезную беседу. А можно перевести заявки в онлайн-кабинет, а там настроить параметры заказов — минимальную сумму, стоимость, условия бесплатной доставки, сроки приема заказов, доступные ассортимент и даже нерабочие дни. 

Шаг 3. Контроль заказов

Представим, что заказ уехал из точки А, а в точку Б приехал лишь частично: несколько позиций по дороге потерялись вместе с бумажной накладной. Не допускать таких ситуаций поможет система контроля. Как раз такими возможностями располагает портал внешних заказов. В его административной части можно просматривать заказы, отслеживать их статус и прохождение по вашему бизнес-процессу.

Шаг 4. Сокращаем количество ошибок

Допустим, на фабрике-кухне закончилась одна из популярных позиций «Мясные заготовки для котлет», а оператор уже принял очередной заказ на этот продукт. Придется звонить в ресторан и решать проблему в ручном режиме. Автоматизация приема заказов сократит количество подобных ошибок. В актуальном каталоге портала внешних заказов клиент увидит только те позиции, которые есть в наличии. Кроме того, в разы снизится риск ошибок в номенклатуре, количестве и адресе доставки. 

Шаг 5. Работаем с системой учета

И самое важное — портал внешних заказов интегрируется с iiko. После подтверждения заказ автоматически создается в системе учета и никакие данные не нужно вносить вручную. Схема работы выглядит так: 

1. Подключаем портал внешних заказов к iiko.

2. Клиент оформляет заказ в личном кабинете.

3. Портал получает из iiko актуальные данные о товарах, клиентах и ценах.

4. После подтверждения заказа в iiko автоматически создается расходная накладная.

5. Команда фабрики-кухни оформляет заказ в рамках привычного процесса в iiko.

Читайте также:

• Как организовать фабрику-кухню с нуля

• 5 фишек iiko, которые помогают ресторатору в кризис

• Настройка iiko: пошаговая инструкция