Работа с iiko
Кейс: 2 тысячи опасных операций в iiko и что за ними стоит

9 октября 2023

Инженеры «Леммы» рассказывают, как провели аудит опасных операций для одного из наших клиентов. Смотрели журнал событий в iiko за 2 месяца (именно столько в нем хранятся данные) — и вот что обнаружили.


Что мы увидели в журнале:


На этом скрине из журнала событий в iiko — четыре опасные операции. Сможете их найти?

жй.png

Уверены, что вы справились, но на всякий случай — вот правильный ответ.

ж2.png

Так мы проверили все записи за два месяца. Всего за этот период обнаружилось 2180 опасных операций на сумму около 1,9 млн рублей.


На что мы обратили внимание:


Операции в журнале были трех типов:

  • сторнирование чека: 509 операций на сумму 656 тысяч рублей.
  • удаление внешней оплаты: 1196 операций на 1,09 млн рублей.
  • удаление отпечатанных позиций заказа: 475 операций на сумму 165 тысяч рублей.


Сторнирование

Это возврат оплаченного заказа из статуса «Закрытый» и удаление проведенной оплаты. Тут необходимо следить за временем оплаты и временем сторнирования.

Как это может выглядеть:

16:00 — заказ открыт
17:00 — выбит пречек
20:00 — пречек отменен.
20:30 — удаление без списания.


Какие события за этим могут стоять:

Иван — постоянный гость ресторана «Рога и копыта». Каждый раз, приходя туда, он совершает один и тот же набор действий: заказывает официанту свой любимый набор из кофе, французской булки и итальянской пасты. После чего просит счет, расплачивается наличными и уходит.

Но сегодня у Ивана особый день: он получил повышение. И по такому поводу он решил заказать себе разрекламированное пирожное — бриошь. Ивана и его привычки знают все сотрудники ресторана. Но ни бухгалтер, ни управляющий не знают о его сегодняшних планах.

Поэтому, когда Иван, как обычно, просит гостевой счет, расплачивается и уходит, официант решает схитрить. Он отменяет пречек и удаляет из заказа бриошь, а разницу кладет себе в карман.

Удаление внешней оплаты

Внешние платежи поступают за заказы из внешних источников, например, из «Яндекса. Еды». Агрегатор передает данные о нем iiko. Необходимость отменить оплату возникает в случае ошибок в составе заказа, из-за неправильно указанных цен и позиций. Но такие отмены приводят к ошибкам учета как на стороне «Яндекса», так и на стороне заведения.

Самая очевидная проблема здесь — это двойная фискализация. Это может повлечь за собой проблемы с налоговой и недопонимание с партнером, от которого был получен внешний платеж.

Удаление отпечатанных позиций

Может свидетельствовать о сговоре официанта с кухней. Например: гость сделал заказ, расплатился и ушел. После этого официант удаляет блюдо из заказа; кухня видит статус «Удалено», но «не замечает» этого. Деньги за блюдо делят пополам.

Важно помнить: опасная операция далеко не всегда означает, что сотрудники нечисты на руку. Но очень часто можно увидеть, что им неверно раздали права доступа в iiko.


Например, в нашем примере у официанта есть право сторнировать заказы и удалять позиции в чеке. Хотя в идеале такие права должны быть только у администратора. Раздавая их всем официантам, менеджмент сам создает опасные ситуации и благоприятную среду для воровства в ресторане.


Другой момент: в нашем примере к опасным операциям нет комментариев с объяснениями причин. А они должны быть.

Что мы порекомендовали сделать:

  • Проверить права доступа для всех сотрудников в iiko, четко прописать и ограничить их для каждой должности. В идеале доступ к большинству опасных операций должен быть только у администратора зала или управляющего.
  • Регулярную проверять опасные операции. Лучше делать это ежедневно, на кассе (отчет 037, “Опасные операции”) или хотя бы раз в неделю. Плюс самим регулярно смотреть журнал событий.
  • Следить за временем открытия заказа/печати пречека/отмены пречека/любой опасной операции. Это помогает смоделировать ситуацию, происходившую с заказом.
  • Обязать сотрудников оставлять комментарии к таким операциям в журнале событий.
  • Смотреть на фамилии/должности людей, осуществляющих опасные операции. Часто тут можно обнаружить закономерности.

 Хотите провести аудит опасных операций у себя в заведении? Оставьте заявку  мы поможем!


1480

Читайте также:

Хотите узнавать первыми о новинках в IT для ресторанного бизнеса?
Подпишитесь на рассылку и получайте от нас полезные письма
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных