Кейс: 2 тысячи опасных операций в iiko и что за ними стоит

Инженеры «Леммы» рассказывают, как провели аудит опасных операций для одного из наших клиентов. Смотрели журнал событий в iiko за 2 месяца (именно столько в нем хранятся данные) — и вот что обнаружили.

---

Что мы увидели в журнале:


На этом скрине из журнала событий в iiko — четыре опасные операции. Сможете их найти?



Уверены, что вы справились, но на всякий случай — вот правильный ответ.



Так мы проверили все записи за два месяца. Всего за этот период обнаружилось 2180 опасных операций на сумму около 1,9 млн рублей.


На что мы обратили внимание:


Операции в журнале были трех типов:

• сторнирование чека: 509 операций на сумму 656 тысяч рублей.
• удаление внешней оплаты: 1196 операций на 1,09 млн рублей.
• удаление отпечатанных позиций заказа: 475 операций на сумму 165 тысяч рублей.

Сторнирование

Это возврат оплаченного заказа из статуса «Закрытый» и удаление проведенной оплаты. Тут необходимо следить за временем оплаты и временем сторнирования.

Как это может выглядеть:

16:00 — заказ открыт
17:00 — выбит пречек
20:00 — пречек отменен.
20:30 — удаление без списания.


Какие события за этим могут стоять:

Иван — постоянный гость ресторана «Рога и копыта». Каждый раз, приходя туда, он совершает один и тот же набор действий: заказывает официанту свой любимый набор из кофе, французской булки и итальянской пасты. После чего просит счет, расплачивается наличными и уходит.

Но сегодня у Ивана особый день: он получил повышение. И по такому поводу он решил заказать себе разрекламированное пирожное — бриошь. Ивана и его привычки знают все сотрудники ресторана. Но ни бухгалтер, ни управляющий не знают о его сегодняшних планах.

Поэтому, когда Иван, как обычно, просит гостевой счет, расплачивается и уходит, официант решает схитрить. Он отменяет пречек и удаляет из заказа бриошь, а разницу кладет себе в карман.

Удаление внешней оплаты

Внешние платежи поступают за заказы из внешних источников, например, из «Яндекса. Еды». Агрегатор передает данные о нем iiko. Необходимость отменить оплату возникает в случае ошибок в составе заказа, из-за неправильно указанных цен и позиций. Но такие отмены приводят к ошибкам учета как на стороне «Яндекса», так и на стороне заведения.

Самая очевидная проблема здесь — это двойная фискализация. Это может повлечь за собой проблемы с налоговой и недопонимание с партнером, от которого был получен внешний платеж.

Удаление отпечатанных позиций

Может свидетельствовать о сговоре официанта с кухней. Например: гость сделал заказ, расплатился и ушел. После этого официант удаляет блюдо из заказа; кухня видит статус «Удалено», но «не замечает» этого. Деньги за блюдо делят пополам.

Важно помнить: опасная операция далеко не всегда означает, что сотрудники нечисты на руку. Но очень часто можно увидеть, что им неверно раздали права доступа в iiko.

Например, в нашем примере у официанта есть право сторнировать заказы и удалять позиции в чеке. Хотя в идеале такие права должны быть только у администратора. Раздавая их всем официантам, менеджмент сам создает опасные ситуации и благоприятную среду для воровства в ресторане.


Другой момент: в нашем примере к опасным операциям нет комментариев с объяснениями причин. А они должны быть.

Что мы порекомендовали сделать:

• Проверить права доступа для всех сотрудников в iiko, четко прописать и ограничить их для каждой должности. В идеале доступ к большинству опасных операций должен быть только у администратора зала или управляющего.
• Регулярную проверять опасные операции. Лучше делать это ежедневно, на кассе (отчет 037, “Опасные операции”) или хотя бы раз в неделю. Плюс самим регулярно смотреть журнал событий.
• Следить за временем открытия заказа/печати пречека/отмены пречека/любой опасной операции. Это помогает смоделировать ситуацию, происходившую с заказом.
• Обязать сотрудников оставлять комментарии к таким операциям в журнале событий.
• Смотреть на фамилии/должности людей, осуществляющих опасные операции. Часто тут можно обнаружить закономерности.