Переход на ЭТрН с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года в России вводится обязательное использование электронных транспортных накладных (ЭТрН). Работать с ними должны все участники перевозки товаров: отправители грузов, перевозчики, экспедиторы и получатели. Такие изменения закреплены Федеральным законом №140-ФЗ. Рассказываем, что это означает для общепита. 

Что такое ЭТрН и для чего она нужна?

Начнем с того, что такое транспортная накладная. Транспортная накладная (ТН) подтверждает условия перевозки, служит доказательством законности транспортировки товара, фиксирует стоимость услуг перевозчика, содержит сведения о грузе и используется для подтверждения расходов в налоговом учете.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) выполняет те же функции, но в цифровом виде. С 2020 года в России тестируют систему электронного документооборота, которая должна заменить бумажные накладные. Эти изменения коснутся и сферы общепита. 

Обязательный переход на ЭТрН запланирован на 1 сентября 2026 года, поэтому подготовку к работе с системой стоит начать заранее.

С электронными транспортными накладными взаимодействуют все стороны перевозки:

• грузоотправители;

• перевозчики;

• грузополучатели;

• экспедиторы, если они участвуют в перевозке.

Если компания участвует в оформлении или исполнении договора перевозки, ей необходимо обеспечить готовность к работе с электронными транспортными документами.

Для заведений общепита — ресторанов, баров и кофеен — это означает, что они выступают в роли грузополучателей и должны будут принимать и подписывать ЭТрН через систему электронного документооборота (ЭДО).

Что должно быть в ЭТрН?

Требования к оформлению электронной транспортной накладной закреплены в приказе ФНС № ЕД-7-26/1065@ от 09.12.2021. По составу данных ЭТрН практически не отличается от бумажной версии документа. В ней указываются:

• дата, время и место погрузки и разгрузки;

• сведения о транспортном средстве;

• специальные условия перевозки;

• информация о штрафах при нарушении сроков доставки.

Что делать общепиту?

Необходимо оформить сертификат КЭП на руководителя или индивидуального предпринимателя. Сотрудникам ресторана, которые отвечают за приемку товаров, также потребуется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Кроме того, придется оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).

Следующий этап — подключение к одному из аккредитованных операторов ИС ЭПД. Такие организации обеспечивают передачу электронных перевозочных документов между участниками перевозки и государственной системой ГИС ЭПД. Список аккредитованных операторов опубликован на сайте Минтранса России.

После подключения необходимо предоставить сотрудникам доступ к сервису, назначить администратора системы, а при необходимости также организовать подключение водителей.

Нужно ли переходить на ЭТрН уже сейчас?

Ранее ФНС пояснила, что переход на электронные перевозочные документы уже сейчас поможет компаниям протестировать систему и заранее подготовиться к обязательному внедрению нового порядка с 1 сентября 2026 года. Кроме того, использование ЭПД позволяет бизнесу сократить затраты и упростить документооборот.

Компании могут снизить расходы на печать документов, обслуживание оргтехники, закупку бумаги и услуги курьерской доставки. Еще одно преимущество — электронные документы невозможно потерять, поскольку они сохраняются в ГИС ЭПД и у операторов ИС ЭПД.

Также ускоряются расчеты между участниками перевозки. В среднем оплата за перевозку поступает примерно на 20 дней быстрее, так как больше не требуется отправлять грузоотправителю бумажный экземпляр транспортной накладной.

Все стороны перевозки работают с единым электронным документом: любые изменения отображаются одновременно для всех участников, благодаря чему упрощается и ускоряется процесс взаиморасчетов. Дополнительно контрольно-надзорные органы получают более быстрый доступ к сведениям о перевозке и грузах, что помогает сократить количество запросов к бизнесу.

Хотите быть в курсе новостей, важных для ресторанного бизнеса? Подписывайтесь на наш канал в Макс — рассказываем о законодательных изменениях, трендах и интересных событиях.