Автоматизация ресторана: программы для управления и учета

Автоматизация ресторана: программы для управления и учета

Тема систем для автоматизации ресторана никогда не исчерпает себя. Во многом, благодаря тому, что IT-технологии не стоят на месте. Создание новых сервисов для разных областей происходит чуть ли не каждый день.

Есть комплексные программы для автоматизации сразу нескольких процессов ресторана. Есть профильные, как отдельная CRM-система для работы с гостями (оцифровка, сегментация, коммуникация и аналитика), или система автоматизации сбора отзывов от гостей, призванная увеличить рейтинги на картах и вовремя выловить недовольство гостя. Есть решения, которые позволяют организовать площадки для получения заказов или собирать все отзывы заведения в одном окне для последующей обработки. 

Но вместе со множеством систем автоматизации ресторанного бизнеса, возникает ключевая проблема: как понять, что именно этот сервис действительно необходим, и как выбрать из плюс-минус похожих решений. 

Если на данный момент вы ищите системы для автоматизации заведения, а может и целой сети ресторанов, единую или ту, что автоматизирует конкретный участок, но потерялись и не понимаете на что опереться при выборе – вы попали по адресу. Об этом мы подробнее будем обсуждать в статье. 


При написании статьи, мы условно поделили программы автоматизации по блокам задач ресторана. Так будет проще ориентироваться по тексту и сразу перейти к тому, что интересует вас больше всего.

  1. В блоке “Программы и критерии автоматизации учета ресторана” поговорим о том, какие существуют программы для автоматизации учета ресторана и на какие критерии стоит обращать при выборе, назовем самые используемые на сегодняшний день.

  2. В блоке “Сервисы и критерии автоматизации работы с гостями” расскажем, какие CRM системы предлагает сегодня рынок, и чем они отличаются.

  3. “Автоматизация работы с поставщиками” – в этом разделе разберем программы для работы с поставщиками (что очевидно из названия блока).


Программы и критерии автоматизации учета ресторана


Результат работы ресторана или сети базируются на двух видах учета: складской учет и управленческий учет. Корректный складской учет в результате дает понимание о себестоимости блюд – одна из основных статей затрат бизнеса. Управленческий – позволяет вывести систему финансовых показателей бизнеса и базируется на трех основных отчетах: “Отчет о движении денежных средств” (пример можно скачать тут), “Отчет о прибылях и убытках (образец тут), “Балансовый отчет” (смотреть тут). В каждом из учетов есть свои процессы. 

Складской учет – это большая цепочка от закупки продуктов до их подачи гостю. В основе – составление меню, ведение технологических карт, на основании которых составляется калькуляция блюд. Мы понимаем, какие продукты нам нужны, а количество подскажет анализ продаж. Процесс инвентаризации позволяет выявить излишки и недостачи. В итоге мы получим себестоимость, с которой можем дальше работать, стараясь ее снизить. Программа для автоматизации складского учета ресторана должна давать понимание – на каком участке процесса сбой. Большие излишки – не докладываем в блюда продукты? Недостачи – воровство? Большие списания на порчу – что перестало продаваться?

Управленческий учет тоже имеет свои процессы. Он объединяет и складской учет, и расчет фонда оплаты труда (ФОТ), и маркетинг – учет всех статей затрат и, конечно, прибыли.

В идеале – и это, пожалуй, основной критерий выбора – когда система автоматизации ресторана объединяет в себе возможность вести и складской, и управленческий учет. А также позволяет закрывать задачи других блоков – работа с гостем, автоматизация доставки, работа с поставщиками.

Поэтому, обращая внимание на второй критерий – цену, всегда оценивайте функционал системы автоматизации. Вести оба учета в единой системе – невероятно важная и полезная вещь для бизнеса. Потому что режим разных окон (модулей/систем) предполагает обмен информацией между системами, что занимает время и не всегда дает возможность оперативно реагировать на изменения. Однако реалии таковы, что полноценный учет на предприятии ведет меньше половины заведений.

Третий – гибкость системы. Программа для автоматизации учета должна дружить с другими IT-сервисами. Универсальность, когда все реализовано в одной системе безусловно является преимуществом, но недалек тот час, когда вам захочется CRM помощнее, либо какой-то функционал, который в отделе разработки вендора не в приоритете, а такой на рынке уже существует. И так или иначе вам придется интегрировать доп.сервисы с учетной программой. А это сложно, если система не умеет дружить.

Четвертый критерий, который все еще остается существенным – это удобный и интуитивно понятный интерфейс. 

Существуют ли такие в природе? Конечно. Давайте разберем наиболее популярные из систем учета для ресторанов.

iiko

Система iiko автоматизирует оба вида учета и позволяет видеть основные метрики ресторанного бизнеса в онлайн режиме. А кроме процессов учета, есть процессы продаж и кухни: прием заказов, расчет гостей, приготовление блюд, – с этим iiko тоже справляется. Такие дополнительные модули, как iikoWaiter – упрощают работу официанта в плане приема заказа и отправку его на кухню. iikoSousChef – это терминал для повара, который помогает сократить время приготовления и подачи блюд, установить правильную очередность приготовления. 

Система универсальна и подойдет для любого формата и концепции, и позволяет охватить все важные процессы ресторана. Даже если вы надумаете запустить доставку готовых блюд, iiko без особых сложностей автоматизирует все процессы: от площадок до контроля курьеров. 

Для более удобного контроля за основными метриками заведения существуют дашборды, разработанные для iiko. Они позволяют быть в курсе цифр ресторана, даже находясь на другом континенте.

Артем Мовсесян, экс-гендиректор петербургского ресторана F11: “Я могу сравнить iiko с современным космическим кораблем, на котором есть все. Причем чуть ли не каждая функция разбита на несколько подпунктов, и можно собрать любую аналитику”.

Нужна система автоматизации ресторана? Тогда скорее оставляйте свои контакты, мы с вами свяжемся

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных

R_Keeper (StoreHouse)

Система автоматизации r_keeper состоит из двух частей. Одна автоматизирует работу зала, вторая – StoreHouse – автоматизирует складской учет.

Работа с гостями в базовом виде включена в систему и имеет ограниченный функционал по механикам. В расширенном виде система лояльности представляет собой систему SberFood и требует дополнительной оплаты.

Управленческий учет для данной системы автоматизации ресторана не предусмотрен в составе основного продукта и реализуется за счет подключения дополнительных решений.

Из плюсов системы можно выделить постоянное развитие. Основной минус, который отмечают многие вендоры (разработчики других IT-сервисов) – это сложность интеграции.


Дмитрий Кирилин, управляющий кафе-клуба «Графин», кафе «Старый Мельник» и соучредитель Ассоциации кулинаров Рязанского края: “Главное, если не единственное, для чего устанавливали, да и по сей день иногда устанавливают, систему автоматизации, — чтобы не воровали, условно, картошку, и не писать чеки от руки. Но на самом деле ее возможности гораздо шире. Автоматизация, например, позволяет сделать ресторанное ремесло бизнесом, то есть осуществлять планирование, бюджетирование и постановку целей. Без статистики все это нереально”.


Он также добавил, что мистема автоматизации способна также обеспечить онлайн-контроль ситуации в ресторане практически из любой точки мира.

Сервисы и критерии автоматизации работы с гостями 


В чем заключается работа с гостями? Цель сего мероприятия проста – увеличить выручку заведения за счет увеличения частоты посещения ресторана, а также за счет воздействия на средний чек гостя. Давайте разберем, как именно это работает на практике. 

Прежде всего нужно организовать сбор контактов гостей, затем уметь сегментировать их по интересам/предпочтениям, частоте посещения, среднему чеку и другим признакам, далее выстроить коммуникацию и вуа-ля. Ах, да, не забывайте, что любую активность нужно анализировать. То есть по каждой коммуникации нужно понимать, какого эффекта вы достигли. 

Для автоматизации этих процессов существуют свои программы. В ряде случаев они могут быть встроены в систему учета ресторана или просто интегрироваться с ней. Но в том и другом случае CRM-система автоматизирует полный цикл работы с гостем (сбор контактов, сегментация, коммуникация и аналитика). Это основной критерий выбора. 

Второй по важности критерий – это умение интегрироваться с учетной системой. Зачем это нужно? Учетная система во время расчета гостя и пробития чека должна иметь возможность передать эту информацию (что гость вообще приходил, что он заказывал и на какую сумму) в CRM. Без этого нужно либо данные вбивать вручную (а тут много рисков из-за человеческого фактора), либо вы не получите корректные данные по вашей активности. В статьях на VC “Сервисы для работы с гостями. Часть 1: системы лояльности” и “CRM-системы для ресторанных сетей” мы подробно описали, какие системы сейчас есть на рынке. 

Нужна помощь в выборе CRM-системы для ресторана? Оставляйте заявку – учтем ваши текущие IT-сервисы и подберем оптимальное решение по функционалу

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных

Третий критерий – удобный интерфейс. Вам или вашему маркетологу должно быть понятно, как работать с системой. В противном случае должно предоставляться обучение.  

Четвертый – достаточный функционал. Не нужно покупать космический корабль, если вы никогда не работали с гостями. Начните с простого инструмента, а по мере надобности перейдите к более продвинутому решению.

Цена является очень опосредованным критерием для выбора. Например, если система стоит 20 тыс. руб. в месяц, но в свою очередь может приносить  5-10 млн рублей (и даже больше) к выручке заведения, благодаря активной работе с гостями – это дорого?


Михаил Ежов, генеральный директор сети Harat’s Pub: “Мы заказывали разработку приложения у “Премиум-бонус” специально под себя. Оно успешно интегрируется с учетными системами пабов. Для каждого города, для каждой точки мы готовим специальный набор дополнительных опций, которые нужно использовать для повышения лояльности местной аудитории. Программа молодая, ей всего год. Каждую неделю мы получаем по ней от 700 новых скачиваний”.


Жанна Возжове, директор “МУ-МУ” по коммерции и маркетингу: “План развития программы лояльности разработан отдельно для каждого сегмента гостей: новых, лояльных, “спящих”. Каждому сегменту мы присваиваем статусы, свою систему скидок и свой процент кешбэка. Эта система позволяет поддерживать новых гостей и переводить их в статус лояльных, а из лояльных — еще в более лояльных. Сейчас у нас порядка 250 триггерных механик. Каждая из них имеет свое значение и KPI. В конце каждого месяца мы смотрим на ключевые показатели эффективности и, если что-то не показывает нужный результат, меняем это и подкручиваем”.


Марина Дмитриева, PR-менеджер сети ресторанов «Кимчи», г. Москва: “Более 220 000 рублей удалось сэкономить на SMS-рассылках за счет бесплатных push-сообщений.  Причём 6% пользователей открывают пуши сразу же после получения. Теперь мы можем легко информировать гостей о новых акциях, блюдах меню, изменениях в работе ресторана. Важным для нас остаётся возможность получить обратную связь от гостя в приложении и учесть все его пожелания, чтобы улучшить работу”. 


Автоматизация работы с поставщиками


Большую роль в автоматизации ресторана играет блок “Поставщики”. Условно, все взаимодействие можно разделить на две группы. 

1 группа – инициированное государством. Это требования, принятые законодательным образом для контроля за определенной группой товаров. Если затрагивать общепит, то это ЕГАИС (регулирование оборота алкоголя), контроль за оборотом продуктов животного происхождения (ГИС Меркурий), контроль за оборотом маркированной продукции – система “Честный знак”. И подключение к этим системам – уже своего рода автоматизация ресторана в части работы с поставщиками. 

2 группа – инициирована оптимизацией расходов предприятия. Например, когда нужно снизить ФОТ на участке внесения накладных, их настолько много, что на каждый ресторан приходится держать по 2 сотрудника. А автоматизация позволит держать одного сотрудника на данной позиции на 7 ресторанов (реальный кейс клиента, использующего DocsInBox). Либо есть цель снизить себестоимость за счет контроля закупочных цен. На помощь также приходят сервисы, автоматизирующие данный процесс.

Существует много разных мелких решений для автоматизации ресторана в области работы с поставщиками, есть комплексные. При выборе нужно руководствоваться прежде всего потребностью. Для решения точечных вопросов есть такие сервисы, как ЕГАИСИК, Агорта, EGAISHELPER. Если решить нужно все вышеперечисленные задачи, да еще и оптимизировать внутренние процессы, стоит рассматривать такие решения, как DocsInBox, MixCart, Chuser.

DocsInBox – система, которая модульно закрывает вопросы по автоматизации ресторана с ГИС Меркурий (автоматическое формирование и гашение ветеринарных справок), ЕГАИС (отчет о списании проданной алкогольной продукции и формирование алкодекларации), интеграция с “Честным знаком” по вопросам оборота маркированной продукции (молочные продукты, вода, табак, пиво). Кроме задач, инициированных на государственном уровне, система позволяет автоматизировать документооборот с поставщиками (“уволить” ручной труд и ускорить процесс работы с накладными), контролировать закупочные цены.

MixCart – система с аналогичными возможностями. Но в дополнение, разработчик предлагает модуль “Электронное меню для ресторанов и кафе”. Chuser решает меньший спектр задач: автоматизирует закупки, а также позволяет настроить работу с автоматическим гашением ВСД в ГИС Меркурий.

 

Как вам такой объем материала? Не сильно устали? Нашли ответы на свои вопросы? Если нет, то предлагаем вам получить консультацию у наших специалистов

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных

Автоматизация ресторана, любого его процесса, требует внимательного и комплексного подхода. К выбору IT-сервисов стоит подходить с точки зрения решения конкретных задач. И неважно, какие IT-решения вы выберете, важно, чтобы все они составляли в итоге целостную систему, где информация едина, под каким разрезом вы бы на нее не смотрели. Число гостей за период в учетной системе должно совпадать с данными из CRM-системы или, например, прибыль по разным отчетам за период тоже должна совпадать. Только так вы сможете смотреть на всю картину ресторанного бизнеса, видеть слабые участки и принимать правильные решения. 


В дополнение к статье мы провели небольшой анализ клиентов, которые обращались к нам за последние пару месяцев. И выписали основные вопросы с ответами, которые чаще всего нам задали. Вполне может оказаться, в вашей голове роятся аналогичные.

1. Какие системы учета существуют для общественного питания?

Мы бы разделили системы следующим образом. Специализированные hard-уровня – те системы, которые создавались непосредственно для заведений общепита. Это r_keeper, iiko. И light-уровня – QuickResto, СбисPresto, YumaPos, Fusion и ряд других.

Есть семейство программ, разработанных на базе 1С: Трактиръ, 1С:Общепит, Бит.Аппетит и Бит.Кафе. Почему так много? 1С как платформа очень гибкая и универсальная, поэтому ее можно конфигурировать под практически любые задачи конкретного бизнеса. 

2. Чем отличаются системы для ресторанного бизнеса?

Все системы отличаются функционалом: какая-то умеет вести управленческий учет, а какая-то нет, например. Гибкостью – можно ли дописывать что-либо в программе, чего недостает вам в типовом функционале. Интеграционностью – не все системы легко “дружат” со сторонним софтом.

3. Как программа для автоматизации учета общественного питания поможет мне сократить расходы?

Если коротко, система опрозрачнивает все процессы заведения и вы можете видеть, где вы теряете деньги: воровство со стороны персонала, большие списания на порчу, низкие продажи высокомаржинальных блюд, не попавшие в систему заказы/потерянные на доставку, неоптимальное передвижение курьеров, раздутый штат, гости, которые перестали ходить в заведение и с ними никто не коммуницирует и т.д.

Хотите получить максимальный анализ точкам роста заведения с точки зрения применяемых инструментов? Записывайтесь на стратегическую сессию

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных

4. Какие процессы автоматизирует iiko?


Программа iiko автоматизирует все процессы ресторанного бизнеса. Давайте рассмотрим подробнее, какие есть. Как мы писали выше – движение товара начинается с закупок, так называемый “искусственный интеллект” iiko, который работает на основе накопленной статистики, может спрогнозировать продажи, а значит сообщить количество необходимых продуктов с минимизацией потерь на порчу. А также помогает установить контроль цен. Далее продукты движутся на склад и iiko помогает вести складской учет. Автоматизирует продажи в зале с различными обвесами типа мобильного официанта – для ускорения принятия заказов. Автоматизирует процессы на кухне – когда повара видят и рецептуру заказанного блюда, и очередность выдачи, которую надо соблюсти. Продали блюдо, посчитали гостя – его надо вернуть через определенное время. И это умеет iiko – в систему встроен блок лояльности iikoCard. Гостя обслужили – надо посчитать, сколько денег заработал ресторан – это управленческий учет, как и расчет зарплаты сотрудникам – все это реализовано в iiko. 

Хотите увидеть, как устроена iiko своими глазами – закажите демонстрацию. Оставьте заявку, мы назначим вам специалиста

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных

5. Почему iiko часто называют CRM системой?

Прежде всего iiko — система учета. Возможно, из-за возможности вести гостевую базу и работать с возвращением гостей, ее называют еще и CRM-системой.


859

Хотите узнавать первыми о новинках в IT для ресторанного бизнеса?
Подпишитесь на рассылку и получайте от нас полезные письма
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных