Фискальный накопитель и срок его действия

Фискальный накопитель (ФН) — ключевой элемент кассового аппарата, обязательный по требованиям закона 54-ФЗ. Он выполняет функцию «памяти» кассы, сохраняя информацию о каждой продаже и операции. Все данные с фискального накопителя передаются оператору фискальных данных (ОФД) в зашифрованном виде, что гарантирует их защиту и невозможность изменения. 

Фискальный накопитель нельзя использовать повторно или передавать. Важно правильно выбрать устройство для вашего заведения, своевременно его менять и проводить проверку. Рассказываем, как узнать срок действия фискального накопителя, что делать, если он истек, и как заменить накопитель.

Как выбрать фискальный накопитель

От правильного выбора фискального накопителя зависит стабильность работы вашей кассовой техники и соблюдение требований законодательства. 

Список одобренных фискальных накопителей представлен в реестре ФНС. Эти устройства совместимы с любыми моделями онлайн-касс из реестра ККТ и поддерживают работу с кодами маркировки.  

При выборе ФН нужно учитывать:  

1. Систему налогообложения. Для разных систем (УСН, ОСН, ЕНВД) свои требования к формату фискальных данных. Например, компании на ОСНО могут использовать фискальный накопитель сроком минимум на 410 дней. Это означает, что им подойдет накопитель со сроком действия от 410 дней до 36 месяцев.

2. Вид деятельности. Определённые виды бизнеса требуют поддержки маркировки товаров, например, продажа алкоголя или табака. 

3. Работу с подакцизными товарами.

4. Формат фискальных документов (ФФД).

5. Объём продаж.

Виды фискальных накопителей по сроку действия

Фискальные накопители отличаются по сроку действия: они могут работать 15 или 36 месяцев. Перед покупкой важно проверить, аккредитована ли выбранная модель в ФНС. Это легко сделать в специальном реестре, который ведёт налоговая служба. 

В конце 2023 года в реестр ФН было добавлено шесть новых моделей. Они выгодно отличаются от предыдущих тем, что поддерживают упрощённую схему работы с маркированной продукцией. Для заведений общепита, владельцев вендинговых автоматов и оптовиков разрешено не формировать запрос о коде маркировки при расчёте через кассу. Вместо этого в уведомлении о реализации можно указывать общий код товара (GTIN), а не уникальный код маркировки.  

Вот список новых моделей ФН:  

• ФН-1.2 исполнение Пр15-4 — срок действия 13/15 месяцев;  

• ФН-1.2 исполнение Ин15-4 — срок действия 13/15 месяцев;  

• ФН-1.2 исполнение Ин36-4 — срок действия 13, 18 и 36 месяцев;  

• ФН-1.2 исполнение Из15-4 — срок действия 13/15 месяцев;  

• ФН-1.2 исполнение Эв15-4 — срок действия 13/15 месяцев;  

• ФН-1.2 исполнение Эв36-4 — срок действия 13, 18 и 36 месяцев.  

Эти модели позволяют облегчить работу с маркированными товарами и подходят для различных типов бизнеса.

ФН: срок действия

Чтобы определить срок действия фискального накопителя, нужно знать дату его активации. Вот несколько способов узнать эту информацию.

Через карточку регистрации ККТ

Откройте карточку регистрации вашей кассы. В нижней части документа указана дата его формирования — от неё отсчитывается 13 месяцев. Если карточка регистрации недоступна, её можно скачать из личного кабинета ФНС на сайте nalog.ru с использованием электронной подписи.  

Обратитесь к обслуживающей компании

Компания, которая обслуживает ваш фискальный регистратор, обычно хранит сведения о дате регистрации. Вы можете запросить эту информацию у них.  

В личном кабинете ОФД

Зайдите в личный кабинет оператора фискальных данных (ОФД) и найдите раздел с кассами. Выберите интересующий вас фискальный регистратор и посмотрите дату его регистрации. Если самостоятельно найти данные не удаётся, обратитесь в техническую поддержку ОФД.  

Поиск по номеру фискального документа в ОФД

В личном кабинете ОФД выполните поиск по номеру фискального документа. Найдите самый первый документ — «Отчёт о регистрации». Для этого установите фильтр на документ №1, указав тип фискального документа как «Отчёт о регистрации». Дата формирования этого отчёта является датой активации фискального накопителя.  

Почему могут заблокировать ФН?

Рассмотрим, почему может произойти блокировка и сколько хранить фискальный накопитель. У блокировки несколько причин, связанных как с самим устройством, так и с работой онлайн-кассы.  

1. Переполнение памяти. У фискального накопителя ограниченная ёмкость памяти — примерно 250 000 записей. Независимо от срока его службы, как только память полностью заполняется, ФН блокируется, и требуется его замена. 

2. Отсутствие передачи данных более 30 дней. Если ФН не передаёт информацию оператору фискальных данных (ОФД) более 30 дней, он автоматически блокируется. Чтобы устранить проблему, нужно восстановить стабильное интернет-соединение. Накопитель передаст все сохранённые данные в ОФД и разблокируется.

3. Ошибка при регистрации кассы. Например, неправильно указан ИНН или регистрационный номер. В этом случае восстановить его работу невозможно — придётся приобрести новый накопитель.  

4. Истечение срока службы. По завершении срока службы накопитель нужно заменить на новый.  

Если блокировка произошла из-за переполнения памяти или истечения срока действия, старый ФН следует заменить и хранить в течение 5 лет после извлечения, согласно законодательству.

Что делать, если закончился срок действия ФН?

Когда срок действия фискального накопителя (ФН) заканчивается, необходимо действовать быстро и соблюдать установленные правила, чтобы избежать штрафов и проблем с налоговой.  

1. Определите срок действия ФН. Онлайн-касса заранее предупредит пользователя о необходимости замены. За месяц до окончания срока в отчёте о закрытии смены появится сообщение «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Память ФН заполнена», если осталось менее 1% объёма памяти. Не пропустите это уведомление, так как после истечения срока действия ФН блокируется, и вместо чеков печатаются ошибки: 215, 219, 234.

2. Сформируйте отчёт о закрытии ФН. Перед заменой фискального накопителя обязательно сформируйте отчёт о его закрытии. Это можно сделать самостоятельно через меню кассового аппарата.

3. Замените ФН. В некоторых моделях касс замена ФН возможна самостоятельно без обращения в сервисный центр. Перечень моделей и фискальных накопителей, соответствующих требованиям закона, можно найти в реестре ФН на сайте ФНС.

4. Перерегистрируйте кассу в ФНС. После замены ФН ККТ необходимо перерегистрировать. Обратитесь за перерегистрацией в налоговый орган через личный кабинет ФНС или ОФД не позднее следующего рабочего дня.  

Риски и штрафы при нарушении правил  

• Принудительное снятие ККТ с учёта. В этом случае в течение 60 дней вы обязаны передать в налоговый орган все фискальные данные, сохранённые на ФН. Если ФН сломан, передать данные, которые возможно считать.

• Штрафы за работу без зарегистрированной ККТ. Если после снятия с учёта вы продолжите работать без кассы, это грозит штрафами для ИП и должностных лиц: от 1/4 до 1/2 суммы расчёта без применения ККТ, но не менее 10 000 руб.. Для организаций: от 3/4 до одного размера суммы расчёта, но не менее 30 000 руб.

Если вы нарушили порядок регистрации, перерегистрации или условия применения ККТ, возможны следующие штрафы: для ИП и должностных лиц — предупреждение или штраф 1 500–3 000 руб. Для организаций —предупреждение или штраф 5 000–10 000 руб.

Субъекты малого и среднего предпринимательства могут получить предупреждение вместо штрафа, если нарушение с неприменением ККТ выявлено впервые (ст. 4.1.1 КоАП РФ). Но и в этом случае лучше не рисковать и вовремя соблюсти установленные требования.

Как заменить фискальный накопитель

1. Закройте архив фискального накопителя. Войдите в меню онлайн-кассы и сформируйте отчет о закрытии фискального накопителя. Отправьте все данные, накопленные устройством, в налоговую службу через оператора фискальных данных (ОФД). Убедитесь, что ОФД подтвердил успешную передачу данных. После этого фискальный накопитель становится недействительным.

2. Замените фискальный накопитель. Выключите кассовый терминал и отключите его от сети. Осторожно извлеките старый фискальный накопитель из разъема. Установите новый накопитель, следуя инструкциям производителя кассы.

3. Настройте новый фискальный накопитель. Включите онлайн-кассу. В меню устройства обновите реквизиты, указав данные нового фискального накопителя. Убедитесь, что касса работает корректно, и сформируйте тестовый чек для проверки.  

Что выгоднее — купить ФН на 15 месяцев или на 36?

ФН на 15 месяцев стоит дешевле, но требует замены чаще. Вы будете платить за сам накопитель, его установку, и перерегистрацию ККТ каждые 15 месяцев. ФН на 36 месяцев обойдётся дороже, но заменять его придётся реже, что снижает затраты на обслуживание и перерегистрацию.  

Для стабильного бизнеса с долгосрочным горизонтом выгоднее выбрать ФН на 36 месяцев, так как это сокращает количество замен и обеспечивает более выгодное соотношение стоимости к сроку действия. Если вы только начинаете бизнес или не уверены в его перспективах, имеет смысл взять ФН на 15 месяцев, чтобы избежать лишних затрат в случае изменения плана.  

Чтобы избежать проблем с фискальными накопителями, важно следить за их состоянием и своевременно проводить обслуживание. Хотите не думать о возможных остановках и работать без сбоев? Подключите Лемма.Поддержку — и вы сможете сосредоточиться на бизнесе, а не на проблемах с кассой. 

Качественная техподдержка всегда предупреждает блокировку фискальных накопителей, следит за обновлениями, решает вопросы в случае неисправности и помогает вам соблюдать законодательные требования. 

Хотите подключить техподдержку с решением задач за 2 часа?

* Ваше имя

* +7 (_ _ _) _ _ _ _ _ _ _

Отправить заявку

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой их обработки