Как провести инвентаризацию и не сойти с ума

Инвентаризация — не галочка в чек-листе ресторатора, а основа точного товарного учета. Без нее легко упустить недостачи, перекупить лишнего или не заметить злоупотребления. Чтобы все было под контролем, проверку остатков нужно проводить не реже раза в месяц. А чтобы она проходила четко, быстро и без суеты, рекомендуем использовать возможности iikoWeb. Рассказываем, как автоматизировать процесс, в статье.

Как провести инвентаризацию через iikoWeb

Инвентаризация в iikoWeb — это автоматизированный процесс, который экономит время сотрудников и исключает ошибки. Все происходит в веб-интерфейсе и может быть настроено заранее.

Что можно настроить заранее

• Где и когда проводить инвентаризацию — по конкретному складу, списку товаров и по расписанию.

• Какие товары считать — система сама исключит лишнее: товары и блюда, у которых не было движения с последней инвентаризации; товары, для которых в прошлый раз указали «0» или они вовсе не участвовали.

Сотрудники получат автоматические письма-напоминания с прямыми ссылками — ничего не забудется и не потеряется.

Как проходит инвентаризация

1. Система создает документ инвентаризации в день проведения и отправляет уведомление менеджеру.

2. Менеджер активирует инвентаризацию — прямо из письма.

3. Исполнители получают свою ссылку и начинают подсчет: вносят реальные количества товаров в систему.

4. Менеджер проверяет и завершает инвентаризацию.

5. В документе фиксируется ФИО сотрудника, который проводил инвентаризацию — все действия полностью прозрачны.

Кто участвует:

Менеджер — запускает и завершает инвентаризацию, распределяет зоны хранения, контролирует ход работы.

Исполнитель — считает товар и фиксирует данные. У него есть доступ только к проведению инвентаризации.

Пошаговый алгоритм

В iikoWeb инвентаризация может выполняться как одним сотрудником, так и с распределением ролей между менеджером и исполнителями. Если разграничение не требуется, все действия выполняет один человек с полными правами доступа.

Шаг 1. Менеджер запускает инвентаризацию

Ночью система автоматически формирует документ инвентаризации. Одновременно менеджеру приходит письмо с прямой ссылкой — вход в систему не требуется.

Что нужно сделать менеджеру:

• Откройте письмо от iikoWeb.

• Перейдите по ссылке.

• Нажмите «Начать» — инвентаризация активируется.

После этого все исполнители, у которых есть права на проведение инвентаризации, открыта смена и указан e-mail, получат свои письма со ссылками на документ и смогут приступить к подсчету.

Шаг 2. Исполнитель выполняет инвентаризацию

Откройте письмо и перейдите по ссылке на мобильном устройстве.

• В списке зон хранения нажмите «Начать» напротив первой зоны. Если зон нет, будет доступна одна кнопка для старта.

• Введите количество товаров: вручную или по упаковкам.

• Если товар отсутствует, нажмите «Нет в наличии» — система автоматически подставит ноль.

• После последнего товара нажмите «Завершить инвентаризацию зоны» — кнопка станет активной, если хотя бы одно поле заполнено.

Чтобы не пропустить ни один товар, включите фильтр «Показать не выполненные» — отобразятся только непросчитанные позиции.

Под каждой завершенной зоной будет отображаться имя исполнителя, проводившего инвентаризацию. Повторяйте процесс для всех зон. После завершения нажмите «Завершить» и сообщите менеджеру о готовности.

Шаг 3. Менеджер завершает процесс

Когда все зоны подсчитаны, менеджер завершает инвентаризацию:

• Откройте нужный документ.

• Нажмите «Провести» — данные зафиксируются в системе.

Товары можно искать с помощью сканера штрихкодов. Используйте USB-сканер для ускоренного поиска товара:

• Подключите USB-сканер к телефону.

• Отсканируйте штрихкод или введите его вручную.

• Если товар найден, введите количество вручную или дождитесь автозаполнения (для весовых товаров со встроенной информацией в коде).

• Внесите штрихкоды заранее в карточки товаров (вкладка «Единицы измерения»), чтобы сканер мог их распознать.

Обработка расхождений

Если после проведения инвентаризации выявлены расхождения между фактом и системой:

• Система покажет предупреждение.

• Менеджер нажимает «Исправить» напротив зоны хранения.

• Проблемные товары подсвечены желтым.

• Исполнитель повторно вводит точные данные, нажимает «ОК», затем «Завершить зону».

• Менеджер повторно нажимает «Провести» и подтверждает действие.

Важно: исправление допускается только один раз. После этого данные считаются финальными.

Если настроена рассылка, система отправит уведомления с итогами и расхождениями по e-mail.

При отключении интернета система отобразит значок отсутствия связи. Не переживайте — можно продолжать работу в офлайн-режиме.

Когда соединение восстановится:

• Не закрывайте вкладку до появления стабильной связи.

• Все данные синхронизируются автоматически.

• Менеджер сможет завершить инвентаризацию только после полной синхронизации всех зон.

Если инвентаризация просрочена

Если сотрудники не успели завершить подсчет, документ можно продлить на один день, но только сотрудником с правом INV_COUNT_PROLONG.

Как это сделать:

• Зайдите в iikoWeb → StoreOps.

• Перейдите в Склад → Инвентаризация.

Найдите нужный документ и нажмите «Продлить» — инвентаризация снова станет активной.

Где смотреть результаты

После того как инвентаризация завершена, вы можете проверить ее итоги прямо в веб-интерфейсе:

• Зайдите в iikoWeb и откройте модуль StoreOps.

• Перейдите в раздел Склад → Инвентаризация.

• В нижней части страницы найдите блок «Завершенные инвентаризации» и выберите нужный документ со статусом «Завершена».

• Нажмите «Просмотреть», чтобы открыть детальный отчет.

В таблице по каждому товару указано:

• Книжное количество (что числится на складе по системе);

• Фактическое количество (что реально посчитано);

• Разница между двумя значениями.

Дополнительно можно посмотреть товар в базовых единицах или упаковках, а также учесть размещение в разных зонах хранения. Чтобы раскрыть подробности по конкретному товару, нажмите на значок напротив его строки.

Все документы инвентаризации собраны в разделе «Управление складом → Инвентаризация»:

• Активные — те, что нужно выполнить.

• Завершенные — уже проведены.

• Просроченные — дата прошла, но они не были завершены.

Документы также отображаются в разделе «Ежедневные операции → Склад → Документы».

Нужно узнать, кто проводил инвентаризацию? Просто откройте завершенный документ — ФИО ответственного сотрудника будет указано наверху.

Оставьте заявку, и специалист Леммы расскажет, как iikoWeb поможет автоматизировать инвентаризацию, ускорить работу склада и избежать ошибок при учете.

• Как общепиту подготовиться к инвентаризации?
• Как инвентаризация помогает управлять запасами в ресторане
• Что такое iikoWeb: возможности и инструменты