Как перейти на iiko с другой программы: пошаговая инструкция

Как перейти на iiko с другой программы: пошаговая инструкция
Рассказываем, как наши инженеры переводят на iiko рестораны, которые раньше работали на других программах.

Шаг 1: Аудит задач и оборудования


Наши специалисты встречаются с клиентом, чтобы выяснить задачи по переходу с одного ПО на iiko. В частности, уточняют: на каком оборудовании он сейчас работает (и подходит ли оно для iiko)?

iiko довольно требовательна к железу

и бывает, что техника, на которой клиент работал с другим ПО, не подходит под эту программу. А бывает, что оборудование подходит, но устарело (т.е. iiko запустится, но будет тормозить). Поэтому в бюджет переавтоматизации стоит заложить расходы на закупку новой техники.

После этого аудита эксперты по автоматизации передают все данные в техническую поддержку.

Шаг 2: Подготовка оборудования и сбор данных


Инженеры технической поддержки уточняют информацию по остальным данным: хочет ли клиент переносить номенклатуру, ТТК, данные о сотрудниках и т.д. в iiko или все заносить с нуля?

Затем уточняются даты поставки оборудования (если заказывается новое). Если же остается старая техника, то инженеры все равно проверяют ее на корректность работы.

Далее проводится подключение (своими силами либо силами клиента). Оно занимает не более одного рабочего дня (при условии, что техника исправна и подходит под требования iiko).

Затем мы составляем план действий и рассказываем клиенту об этапах внедрения и ходе работ.

Шаг 3: Выгрузка данных и настройка iiko


Пожалуй, это один из самых сложных шагов. Но бояться его не стоит: наши инженеры все подробно объяснят и дадут четкое ТЗ, по которому легко сформировать нужные документы.

Первым делом инженеры техподдержки формируют требования к данным (номенклатура, ТТК, гостевая база), которые клиент должен выгрузить из своей системы для переноса в iiko.

Важно:

инженеры не делают аудит текущего состояния вашей документации. Здесь вам самим важно трезво оценивать состояние номенклатуры и технико-технологических карт.

Нередко бывает, что в старой системе царил хаос, накопилось много неактуальных ТТК, и клиент решает заводить все данные в iiko с нуля. Безусловно, это займет больше времени, но порой это оптимальное решение. По оценке наших инженеров, для вбивания номенклатуры с нуля потребуется не больше недели.

Если клиент не хочет ничего вбивать самостоятельно и уверен, что прежние данные актуальны, мы отправляем ему шаблон того, как должен выглядеть файл импорта в iiko с расшифровкой.

Иногда сторонний софт не позволяет выгрузить номенклатуру в нужном формате, и при загрузке в iiko данные отображаются некорректно. В этом случае приходится править данные вручную — что потребует времени как от техподдержки, так и от самого клиента.

Когда все данные выгружены и оборудование готово, можно приступать к инсталляции iiko. При необходимости инженеры проводят регистрацию фискального регистратора, а затем на основании ТЗ клиента настраивают торговое предприятие (отделения продажи и готовки, схему печати, схему залов и т.д.). Уточняют, будет ли ресторан работать с ЕГАИС, “Честным знаком”, доставкой, нужно ли подключение эквайринга.

Параллельно клиент получает доступ в iikoOffice и уже может заводить туда номенклатуру.

Шаг 4: Обучение


При переходе на новое ПО часто можно встретить сопротивление сотрудников — особенно тех, кто работает с отчетностью (бухгалтеры-калькуляторы, управляющие). Их раздражает то, что приходится тратить рабочее время на знакомство с новой системой.

У нас на это всегда есть контраргумент:

научившись работать с iiko, вы сможете оптимизировать свою работу и экономить время в будущем.


Наше обучение проходит онлайн. В офлайне довольно сложно собрать всю команду (да и заведение тогда просто встанет). К тому же, информации много, усвоить все за одно или даже несколько больших занятий невозможно. Мы предлагаем короткие видеоролики по конкретным темам: их можно быстро посмотреть и сразу использовать в работе. Не нужно подстраиваться под чье-то расписание, а запись всегда можно перемотать или вернуться к месту, которое не понял/прослушал. А при необходимости наши инженеры всегда готовы подключиться и ответить на вопросы.

Шаг 5: Запуск


Когда все основные настройки сделаны и номенклатура внесена, производится технический запуск системы и проверка: все ли работает так, как нужно клиенту?

Если тест прошел успешно — заведение готово к открытию. Само подключение iiko происходит ночью, и с утра команда уже может полноценно работать на iiko.

А если у нас сеть?


Тогда переход на iiko будет максимально комфортным. Тут на усмотрение клиента: инженеры могут перевести всю сеть разом, а могут начать с одной точки и затем постепенно перевести остальные филиалы.

По словам инженеров, переводить разом всю сеть зачастую намного проще и легче.

Как происходит перевод: команда сети совместно с инженерами проводит всю подготовительную работу и разворачивают iikoChain: оформляется торговое предприятие, подключаются сервера, заносятся справочники, настраивается RMS. А далее ночью происходит подключение iiko. То есть фактически до этого момента сеть работает на прежнем ПО, а утром после перехода начинает работать на iiko.

Сроки


Одному заведению вполне реально перейти на iiko за неделю (конечно, тут все зависит от того, насколько быстро и корректно команда ресторана подготовит документы для выгрузки в iiko).

Обучение сотрудников и настройка прав может потребовать больше времени.

Какие трудности могут возникнуть:

  1. С программой лояльности

    Если система лояльности или CRM-система, на которой ранее работал клиент, интегрируется с iiko (а таких довольно много), то инженеры просто настраивают интеграцию, и заведение продолжает работать в прежнем режиме с этой системой.

    Если же вдруг оказывается так, что система “не дружит” с iiko, база данных выгружается из нее, а заведение подключают к iikoCard (встроенная система лояльности iiko) или другому сервису по выбору клиента.
  2. С сайтом и мобильным приложением

    Если это собственные разработки, нужно будет связаться с разработчиком или IT-специалистом, который отвечает за эти площадки. Инженеры “Леммы” предоставят все технические требования iiko, необходимые для интеграции, и они вместе выполнят все настройки.

    Но чаще заведения пользуются шаблонными решениями (Смартомато, Смартофуд, Foodpicasso, Всем еды и т.д.), которые в большинстве своем легко подключаются к iiko. В этом случае техподдержка “Леммы” предоставляет необходимые ключи и данные для интеграции, которые нужно передать техническим специалистам этих сервисов.
  3. С ЕГАИС

    Если клиент вел учет алкоголя в СБИСе и перешел в середине квартала, переносить все данные по остаткам в iiko будет очень тяжело (клиенту и техподдержке придется делать это вручную). Если переход происходит в конце квартала, будет гораздо проще: легче подтянуть остатки по маркам. Проблема тут не в iiko, а в ФСРАР: остатки зависают на КПП и их необходимо запрашивать.

    Пример: некорректное количество марок. То есть на балансе числится какой-то алкоголь, а марок нет. Искать их через ПО, которое не специализируется на ЕГАИС, крайне сложно.

    Лайфхак

    использовать для учета алкоголя сервис DocsInBox. Там можно сделать инвентаризацию через мобильное приложение и не переживать, что бутылка вина потеряется и прилетит штраф.

  4. С дополнительными функциями

    Понятно, что когда вы долгое время работали на одном ПО и знаете о нем практически все, перестроиться на другую программу бывает сложно. Порой сотрудникам ресторанов не нравится, что в iiko нет каких-то фишек, к которым они привыкли в другой программе.

    Но и это не беда! iiko — очень гибкая система. Она умеет подстраиваться под нужды самых разных бизнесов. И у нас для этого есть команда кастомной разработки, которая может создать дополнительные функции по запросу клиента.

Хотите перевести свой ресторан на iiko? Оставляйте заявку – мы поможем

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных


215

Хотите узнавать первыми о новинках в IT для ресторанного бизнеса?
Подпишитесь на рассылку и получайте от нас полезные письма
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных