Как управленцу разобраться в отчетах ресторана?

Работая с ресторанами и системой iiko, я часто вижу одну и ту же ситуацию: в программе десятки отчетов, цифр много, но понимания, как их использовать, мало. Управляющий открывает отчет, смотрит на таблицу и закрывает ее со словами: «Потом разберемся».

Но отчеты ресторана — это не просто цифры. Это карта бизнеса. И если научиться читать ее правильно, многие проблемы можно увидеть задолго до того, как они превращаются в убытки. В этой статье мы разберемся, как управленцу начать понимать отчеты, даже если он не бухгалтер-калькулятор.

Отчеты — это инструмент управления

Первое, что важно понять: отчеты создаются не для бухгалтерии. Они нужны для принятия решений. Отчеты помогают ответить на ключевые вопросы бизнеса: где ресторан зарабатывает деньги, где появляются потери, какие блюда продаются лучше всего. С их помощью вы можете оценить эффективность работы команды и найти причину ошибок в учете. 

Открывать отчеты только в конце месяца — уже поздно. Управление — это процесс, который происходит каждый день. При этом не стоит пытаться смотреть все отчеты сразу. В iiko их действительно много: финансовые, складские, производственные, аналитические. Но для ежедневного контроля достаточно нескольких ключевых отчетов, которые дают полную картину происходящего. И обязательно сравнивайте показатели в динамике: числа, оторванные от контекста, ничего не дают.

Я собрала для вас выжимку полезных отчетов и подробную инструкцию, как их найти. Тот минимум, который поможет вам принять управленческие решения, не потерявшись в огромном разнообразии отчетов.

Отчет №1. Полный отчет по кассовой смене

Это первый отчет, который должен смотреть управляющий. Он показывает выручку за смену, типы оплат, возвраты, отмены, опасные операции.

Чтобы его найти, переходим  на вкладку «Розничные продажи», «Кассовые смены», выбираем нужную смену, правой кнопкой мыши вызываем всплывающее меню и из списка выбираем отчет, нажимаем «Посмотреть полный отчет».

В этом отчете вы увидите все операции по кассовой смене, в том числе опасные операции  а также ошибки кассиров, нестандартные действия сотрудников, расхождения в оплатах. 

Отчет №2. Продажи по блюдам

Данный отчет вы можете найти в разделе «Розничные продажи». Выбираем «OLAP-отчет по продажам», из списка «Форма отчетов» выбираем по шаблону «Выручка по категориям блюд». Далее в данный отчет добавляем дополнительные столбцы.

С левой стороны в списке с перечисленными наименованиями столбцов выбираем  «Группа блюда», «Количество гостей» убираем. Поля «Сумма без скидки, р.» и «Сумма со скидкой, р.» оставляем, если нам нужны эти данные. «Количество чеков» можно убрать. Далее можем добавить «Себестоимость единицы, р.», «Себестоимость, р.», «Наценка, р.» и «Количество блюд». У вас получится отчет как на шаблоне ниже.

Этот отчет отвечает на главный вопрос ресторана — что действительно покупают гости. Он показывает продажи каждого блюда, выручку по позиции, популярность блюд. Используйте его для анализа меню, принятия решений о вводе или выводе блюд, понимания реального спроса. Часто бывает, что блюда, которые кажутся «звездами», на самом деле продаются хуже, чем думает команда.

Отчет №3. Остатки товаров на складах

Этот отчет показывает, сколько продуктов в реальном времени  находится на  остатках в ресторана. Не забывайте: остатки — это фактически деньги ресторана, которые лежат на складе. Если их слишком много, значит, деньги заморожены. Если не внесены приходные накладные, товар уйдет в отрицательные остатки. Только при ежедневном внесении всей первичной документации программа покажет реальные цифры.

Данный отчет находим в разделе «Товары и Склады» — «Остатки на складах». Открывается поле отчета. На вкладке «Склад» можем выбрать нужный склад для анализа. По умолчанию включены все склады, если в заведении их несколько.

Под выбором склада есть кнопка «Вид». Здесь вы можете выбрать вид вашего отчета «По складам»: или по умолчанию, или «сводный». Если выберете «сводный», то сможете увидеть дополнительно себестоимость по каждому товару, который сейчас находится на остатках. Для меня этот формат отчета более информативный. У вас получится отчет как на шаблоне ниже.

Отчет №4. Изменение себестоимости

Переходим на вкладку «Отчеты», нужен «Отчет об изменении себестоимости». Анализируя этот отчет, вы сможете увидеть изменения в себестоимости, наценке и принять решение об изменении  продажной цены, поиске нового поставщика или пересмотре рецептуры. Это отчет, который помогает принятию управленческого  решения до того, как заведение понесет убытки. 

Отчет №5. Продажи и эффективность сотрудников

Пятый отчет отражает, как работает команда: продажи по официантам, средний чек, количество гостей, эффективность сотрудников. Это позволяет понять, кто продает лучше, кому нужно обучение и как строить систему мотивации. Управление командой на основе цифр гораздо эффективнее, чем на основе личных впечатлений.

Этот отчет ищем в разделе «Розничные продажи», «OLAP-отчет по продажам». Из списка «Форма отчетов» выбираем «Выручка по официантам». По умолчанию в шаблоне отчета формируется три столбца: «Официант», «Сумма без скидки, р.» и «Сумма со скидкой, р.». Для более глубокого анализа добавляем столбцы: «Чеков, «Количество гостей», «Средняя сумма заказа, р.». Получится отчет как на скрине ниже.

Подведу итог. Отчеты в ресторане — инструмент управления, который позволяет видеть реальную картину бизнеса. Когда управляющий начинает регулярно анализировать отчеты, исчезают неожиданные недостачи и становится понятна структура продаж. А система iiko становится полноценным центром управления рестораном.

Читайте также:

• Управляющий: зоны ответственности и результат

• Как выстроить цифровой контур управления сетью баров: опыт «Дуть»

• Как вести учет в ресторане: топ-10 ключевых KPI