Списания в ресторане: как снизить потери

Можно выстроить меню, обучить команду и наладить закупки — и при этом все равно недополучать прибыль. Проблема часто скрывается там, где ее ожидают меньше всего: в корректности списания продуктов. О том, почему этот процесс важно настроить грамотно, рассказала Анастасия Ильясова, эксперт по товарно-складскому и финансовому учету iiko.

Если кажется, что продукты списываются автоматически после нажатия кнопки «Продать» в заказе, это не так. В iiko списание работает по четко заданным правилам. И если они настроены некорректно, в отчетах регулярно появляются либо странные недостачи, либо необъяснимые излишки.

Раньше я работала в технической поддержке iiko и много раз сталкивалась с одной и той же ситуацией. Клиенты обращались в тревоге: «Каждый месяц у нас большие недостачи и лишние остатки, в инвентаризации невозможно разобраться». И почти всегда причина оказывалась в некорректной настройке списаний и учета потерь. Чтобы этого избежать, рекомендую соблюдать три правила работы со списаниями. 

Правило №1. Не игнорируйте статьи списания

Чтобы списание продуктов в системе было корректным, необходимо заранее предусмотреть и завести все возможные причины списания блюд и товаров. Сегодня без детальной структуры списаний не обходится ни одно заведение.

Распространенная ошибка: бухгалтер-калькулятор создает одну универсальную статью вроде «Списание» или «Прочее» и проводит через нее все подряд — от брака на кухне и порчи ингредиентов до проработок меню и питания персонала.

Это рискованно, и вот почему:

• Нет аналитики: собственник видит крупную сумму списаний, но не понимает ее природу. Это потери из-за брака, расходы на питание сотрудников или убытки от неправильного хранения — остается неясно

• Скрытые убытки: если питание персонала не вынесено в отдельную категорию, оно растворяется в операционных расходах и искажает реальный фудкост

• Невозможность управлять ситуацией: чтобы решать проблему, ее нужно четко идентифицировать. Когда все сведено к одному «прочему», управлять просто нечем

Я вижу здесь такое решение — внедрить понятные и конкретные статьи списания: «Бракераж», «Порча продуктов», «Проработка меню», «Питание сотрудников» (если не проводится через продажу), «Промоакции» (угощения для гостей), «Технологические потери».

Это по сути карта ваших потерь: анализируя ее, вы можете видеть причины убытков и работать с ними точечно.

Правило №2. Проводите разбор товаров

Игнорирование разбора товаров — одна из ключевых причин утечки прибыли. 

Представьте ситуацию: вы закупили тушу лосося весом 10 кг. После разделки получили 6 кг филе и 1,5 кг супового набора. Если в iiko просто оприходовать все 10 кг как «Лосось» и использовать его в техкартах как полуфабрикат с фиксированным процентом отходов, система будет списывать одинаковый вес брутто. 

При этом суповой набор, который фактически появился и используется в работе, в приходе не отразится. В результате себестоимость филе оказывается завышенной, а суповой набор вообще отсутствует в остатках.

Решение — применять «Акт разбора». Создайте отдельные позиции: «Лосось (сырец)», «Лосось (филе)» и «Лосось (суповой набор)». Затем оформите документ «Акт разбора»: укажите исходный продукт — «Лосось (сырец)», и задайте, какие позиции получаются на выходе — филе и суповой набор. После этого распределите долю общего веса, которая пойдет в себестоимость каждого из них.

После проведения «Акта разбора» система автоматически спишет сырье и отходы, а на склад оприходует готовые продукты — филе и суповой набор — уже с корректно рассчитанной себестоимостью.

Правило № 3. Анализируйте причину недостач после инвентаризации

После проведения инвентаризации система iiko автоматически рассчитывает отклонения. Важно не просто закрыть разницу списанием, а разобраться в причинах ее появления.

Недостача по дорогим позициям может указывать на ошибки в списании или возможные злоупотребления. Излишки чаще всего возникают из-за некорректного веса при приемке или ошибок в технологических картах. А более подробно о том, как работать с технологическими картами, я рассказываю в своем канале. 

Регулярная недостача по одному и тому же продукту — повод пересмотреть нормы списания: вероятно, они занижены и не отражают реальные потери.

Инвентаризация, на мой взгляд, предполагает не поиск виноватых, а анализ процессов. Она помогает выявить слабые места: где возможны хищения, где сотрудники допускают ошибки, где подводят поставщики или некорректно настроены техкарты. 

Подведу итог. Учет потерь — это учет денег. Корректное списание — важный инструмент, благодаря которому вы точно рассчитываете фудкост и понимаете реальную себестоимость блюд, проводите прозрачные инвентаризации без якобы необъяснимых расхождений. Все это нужно, чтобы контролировать процессы и управлять потерями — через обучение команды, смену поставщиков или корректировку технологий. 

Читайте также:

• Способы оптимизации ресурсов и издержек в ресторане

• Топ-4 отчета в iiko: взгляд бухгалтера-калькулятора

• Как сократить списания в ресторанном бизнесе