Списания в ресторане: как снизить потери

Можно выстроить меню, обучить команду и наладить закупки — и при этом все равно недополучать прибыль. Проблема часто скрывается там, где ее ожидают меньше всего: в корректности списания продуктов. О том, почему этот процесс важно настроить грамотно, рассказала Анастасия Ильясова, эксперт по товарно-складскому и финансовому учету iiko.

Если кажется, что продукты списываются автоматически после нажатия кнопки «Продать» в заказе, это не так. В iiko списание работает по четко заданным правилам. И если они настроены некорректно, в отчетах ресторана регулярно появляются либо странные недостачи, либо необъяснимые излишки.

Раньше я работала в технической поддержке iiko и много раз сталкивалась с одной и той же ситуацией в общепите. Клиенты обращались в тревоге: «Каждый месяц у нас большие недостачи и лишние остатки, в инвентаризации невозможно разобраться». И почти всегда причина оказывалась в некорректной настройке списаний и учета потерь. Чтобы этого избежать, рекомендую соблюдать три правила контроля списаний на кухне. 

Правило №1. Не игнорируйте статьи списания

Чтобы списание продуктов в системе было корректным, необходимо заранее предусмотреть и завести все возможные причины списания блюд и товаров. Сегодня без детальной структуры списаний не обходится ни одно заведение.

Распространенная ошибка: бухгалтер-калькулятор создает одну универсальную статью вроде «Списание» или «Прочее» и проводит через нее все подряд — от брака на кухне и порчи ингредиентов до проработок меню и питания персонала.

Это рискованно, и вот почему:

• Нет аналитики: собственник видит крупную сумму списаний на кухне, но не понимает ее природу. Это потери из-за брака, расходы на питание сотрудников или убытки от неправильного хранения — остается неясно

• Скрытые убытки: если питание персонала не вынесено в отдельную категорию, оно растворяется в операционных расходах и искажает реальный фудкост

• Невозможность управлять ситуацией: чтобы решать проблему, ее нужно четко идентифицировать. Когда все сведено к одному «прочему», управлять просто нечем

Я вижу здесь такое решение — внедрить понятные и конкретные статьи списания: «Бракераж», «Порча продуктов», «Проработка меню», «Питание сотрудников» (если не проводится через продажу), «Промоакции» (угощения для гостей), «Технологические потери».

Это по сути карта ваших потерь: анализируя ее, вы можете видеть причины списаний и работать с ними точечно.

Правило №2. Проводите разбор товаров

Игнорирование разбора товаров — одна из ключевых причин утечки прибыли. 

Представьте ситуацию: вы закупили тушу лосося весом 10 кг. После разделки получили 6 кг филе и 1,5 кг супового набора. Если в iiko просто оприходовать все 10 кг как «Лосось» и использовать его в техкартах как полуфабрикат с фиксированным процентом отходов, система будет списывать одинаковый вес брутто. 

При этом суповой набор, который фактически появился и используется в работе, в приходе не отразится. В результате себестоимость филе оказывается завышенной, а суповой набор вообще отсутствует в остатках.

Решение — применять «Акт разбора». Создайте отдельные позиции: «Лосось (сырец)», «Лосось (филе)» и «Лосось (суповой набор)». Затем оформите документ «Акт разбора»: укажите исходный продукт — «Лосось (сырец)», и задайте, какие позиции получаются на выходе — филе и суповой набор. После этого распределите долю общего веса, которая пойдет в себестоимость каждого из них.

После проведения «Акта разбора» система автоматически спишет сырье и отходы, а на склад оприходует готовые продукты — филе и суповой набор — уже с корректно рассчитанной себестоимостью.

Правило № 3. Анализируйте причину недостач после инвентаризации

После проведения инвентаризации ресторана система iiko автоматически рассчитывает отклонения. Важно не просто закрыть разницу списанием, а разобраться в причинах ее появления.

Недостача по дорогим позициям может указывать на ошибки в списании на кухне или возможные злоупотребления. Излишки чаще всего возникают из-за некорректного веса при приемке или ошибок в технологических картах. А более подробно о том, как работать с технологическими картами, я рассказываю в своем канале. 

Регулярная недостача по одному и тому же продукту — повод пересмотреть нормы списания: вероятно, они занижены и не отражают реальные потери.

Инвентаризация, на мой взгляд, предполагает не поиск виноватых, а анализ процессов. Она помогает выявить слабые места: где возможны хищения, где стоит проверить списания, где подводят поставщики или некорректно настроены техкарты. 

Подведу итог. Учет потерь — это учет денег. Корректное списание — важный инструмент, благодаря которому вы точно рассчитываете фудкост и понимаете реальную себестоимость блюд, проводите прозрачные инвентаризации без якобы необъяснимых расхождений. Все это нужно, чтобы контролировать процессы и управлять потерями — через обучение команды, смену поставщиков или корректировку технологий. 

Ответы на частые вопросы

Как часто нужно проверять корректность списания товаров?

Проверять списание рекомендуется регулярно — не только во время инвентаризации, но и при изменении меню, техкарт или поставщиков. Это помогает вовремя выявлять ошибки учета и предотвращать накопление расхождений.

Может ли неправильное списание влиять на фудкост?

Да, некорректное списание может исказить показатели фудкоста. Если часть продуктов учитывается неверно, себестоимость блюд будет рассчитана с ошибками, что затруднит принятие управленческих решений.

Нужно ли оформлять списание для дегустаций и обучения персонала?

Да, любое списание продуктов должно иметь понятное основание. Если ингредиенты используются для обучения сотрудников, тестирования рецептов или дегустаций, такие операции лучше отражать отдельными статьями списания.

Почему важно анализировать динамику списаний, а не только их объем?

Сам по себе объем списаний не всегда говорит о наличии проблемы. Гораздо важнее отслеживать, какие категории списаний растут, в каких подразделениях происходят потери и какие причины повторяются чаще всего.

Какие продукты чаще всего требуют контроля списаний?

Особое внимание рекомендуем уделять дорогостоящим ингредиентам, скоропортящимся товарам и позициям с высокой оборачиваемостью. Именно по ним ошибки обычно оказывают наибольшее влияние на финансовый результат.

Можно ли полностью исключить ручное списание продуктов?

Даже при высокой степени автоматизации часть операций требует участия сотрудников. Однако правильно настроенное списание в учетной системе позволяет свести количество ручных действий к минимуму и снизить риск ошибок.

Читайте также:

• Способы оптимизации ресурсов и издержек в ресторане

• Топ-4 отчета в iiko: взгляд бухгалтера-калькулятора

• Как сократить списания в ресторанном бизнесе