Почему возникает разница между теоретическим и фактическим фудкостом?

По отчетам фудкост должен быть 65%, а по факту выходит 72%? На первый взгляд кажется, что это небольшая разница. Но на практике именно эти несколько процентов могут съедать десятки и даже сотни тысяч рублей прибыли. Обсудили с нашим экспертом Анастасией Ильясовой, почему возникает такой разрыв и как его сократить. 

Начнем с того, что разница между теоретическим и фактическим фудкостом — это сигнал, что где-то в процессах есть ошибка. И задача управленца — не просто увидеть этот разрыв, а разобраться, где он возникает. Чтобы выделить основные причины разрыва, разделим сами понятия — теоретический и фактический фудкост.

Что такое теоретический и фактический фудкост

Теоретический фудкост — это расчетная себестоимость блюд на основе технологических карт и продаж. Система берет нормы из техкарт, умножает на продажи и рассчитывает, сколько сырья должно было быть списано.

Фактический фудкост — это реальное потребление продуктов, которое определяется после инвентаризации. Если учет настроен идеально, эти показатели почти полностью совпадают. Но в реальной работе ресторана между ними почти всегда есть разница. Вопрос только в ее размере.

Причина №1. Неточные технологические карты

Самая распространенная проблема — некорректные техкарты. Например, на бумаге блюдо должно содержать 20 граммов сыра. А на кухне повар кладет 30 граммов, чтобы было вкуснее.

Система продолжает считать по техкарте, а реальный расход продукта оказывается выше. Со временем это приводит к росту фактического фудкоста, хотя по отчетам все выглядит нормально.

Чтобы этого избежать, важно регулярно проверять техкарты, делать контрольные взвешивания и следить, чтобы кухня действительно работала по нормам.

Причина №2. Ошибки при приемке товаров

Учет начинается с момента, когда продукт попадает на склад. Если в накладной указано 10 килограммов апельсинов, а фактически привезли 9,5, но в систему внесли 10 — остатки сразу становятся некорректными. Эта разница обязательно проявится на инвентаризации.

Поэтому приемка должна быть не формальностью, а полноценным процессом, в который входят проверка веса, проверка количества и сверка с накладной. Здесь я подробнее рассказывала о том, как работать с остатками, чтобы не допускать ошибок. 

Причина №3. Ошибки в списаниях

В ресторане ежедневно происходят процессы, которые требуют списаний: порча продуктов, брак, проработка блюд, питание персонала, промо и дегустации. Если эти операции не оформляются в системе, продукты фактически уходят со склада, но в учете продолжают числиться. На инвентаризации это превращается в недостачу.

Поэтому важно, чтобы в учете были отдельные статьи списания, а сотрудники понимали, когда и как их использовать.

Причина №4. Перемещения между складами без документов

Очень распространенная ситуация в ресторанах: кухня передает продукты на бар, бар берет ингредиенты со склада кухни, но в iiko никто не оформляет перемещение. Фактически продукт просто поменял место хранения, но в системе это выглядит как недостача на одном складе и излишек на другом.

Такие ошибки сильно искажают картину фудкоста. Решение простое — все перемещения должны фиксироваться документально.

Причина №5. Ошибки инвентаризации

Иногда разница между фудкостами возникает не из-за процессов кухни, а из-за самой инвентаризации. Типичные проблемы:

• пересчет «на глаз»;

• ошибки в единицах измерения;

• неправильный ввод данных;

• отсутствие контроля за тарой.

Даже небольшие неточности — причина крупных расхождений. Поэтому инвентаризация должна проводиться по понятному регламенту: по зонам, с использованием весов и с проверкой данных перед закрытием документа.

Как сократить разрыв между теоретическим и фактическим фудкостом

Главное правило — работать не с результатом, а с причинами, которые я перечислила выше. Например, если на инвентаризации появляется недостача, важно не просто списать ее, а понять, на каком этапе возникла ошибка, связана ли она с кухней, поставщиками или учетом, а также повторяется ли проблема регулярно.

Хорошая практика — анализировать расхождения сразу после инвентаризации и фиксировать выводы. Благодаря этой привычке со временем вы выстроите процессы так, чтобы разница между теоретическим и фактическим фудкостом становилась минимальной.

Разница между теоретическим и фактическим фудкостом — это не проблема программы и не случайность. Это результат процессов внутри ресторана: работы кухни, приемки товаров, списаний, инвентаризации.

Когда учет выстроен правильно, этот разрыв перестает быть критичным. И тогда фудкост превращается не просто в один из показателей отчета, а в инструмент контроля прибыльности ресторана.

Читайте также:

• Куда исчезают продукты? Настройка списаний в iiko и учет потерь

• 3 скрытые возможности iiko, о которых не знают 90% рестораторов

• Топ-4 отчета в iiko: взгляд бухгалтера-калькулятора