Как правильно выстроить управленческий учет в ресторане. Показатели, отчеты и где их смотреть

Как правильно выстроить управленческий учет в ресторане. Показатели, отчеты и где их смотреть

Рассказываем, куда смотреть собственнику ресторана, кафе или бара, чтобы принимать верные бизнес-решения: какие показатели и отчеты мониторить, как часто это нужно делать, кого назначить ответственным. И показываем на примерах, как все это должно выглядеть.

Что такое управленческий учет

Частая ошибка начинающих предпринимателей — путать управленческий учет с бухгалтерским. У этих двух видов учета разные задачи и разный конечный потребитель.

Бухгалтерский учет нужен для того, чтобы отчитываться перед государством, которое хочет знать, все ли требования соблюдает бизнес и все ли налоги платит.

Управленческий учет нужен собственнику, чтобы принимать стратегические решения. Эта информация может отличаться от той, которую запрашивают госорганы: не все показатели, необходимые собственнику, интересуют государство — и наоборот.

На практике выбор ПО для учета в ресторане часто отдают на откуп бухгалтеру — а он, естественно, подбирает то решение, которые подходит в первую очередь для его работы, т.е. для отчетов перед государством. Конечно, собственник может изучать эти отчеты и принимать на их основании какие-то решения. Но это все равно, что черпать воду лопатой: в принципе реально, но нерационально, долго и неудобно.

Какие показатели и отчеты должны быть в управленческом учете

Ниже приведем показатели и отчеты, которые собственнику необходимо контролировать постоянно.

(5) Как правильно выстроить управленческий учет в .png

(5) Как правильно выстроить управленческий учет в .png


С показателями все более-менее понятно, а на отчетах остановимся поподробнее.

Отчет о продажах

Здесь отображается детальная информация о количестве и суммах продаж товаров и блюд. В iiko можно построить отчет о продажах за период или запросить детализацию по дням, выбрать склад и типы документов, данные по которым нужно учитывать.

Отчет о продажах можно посмотреть из пункта меню ”Отчеты” или ”Товары и склады” (→ Отчет о продажах за период) или из списка кассовых смен (команда Посмотреть отчет о продажах). Или же использовать OLAP-отчет о продажах в iiko

Инструкция, как построить OLAP-отчет о продажах в iikо

Анализ меню

Регулярный анализ меню позволяет понимать: какие блюда приносят ресторану наибольшую прибыль, какие продаются меньше, чем хотелось бы, а какие стоит вообще убрать из меню. Существует несколько методов анализа меню. Можно использовать ABC анализ в iiko (тут написано, как его построить), но самый полный метод, который позволяет увидеть полную картину — это портфельный.

Untitled.png

Untitled.png



Подробнее о портфельном отчете

Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ)

Этот отчет показывает выручку, себестоимость и расходы за период. Именно этот отчет позволяет ответить на вопрос, который волнует каждого собственника, — о сроках окупаемости ресторанного проекта.

Скачать пример отчета о прибылях и убытках

Управленческий баланс

Показывает состояние активов и пассивов на конечную дату. Помогает собственнику понять, где находятся деньги и наступило ли время выводить дивиденды.

Скачать пример управленческого баланса

Отчет о движении денежных средств (ДДС)

Показывает, когда деньги попадают на счет/в кассу или уходят с них. Это отражает способность предприятия платить по счетам и кредитам.

Скачать пример отчета ДДС

Отчет об опасных операциях

Главное оружие ресторатора в борьбе с воровством и злоупотреблениями. Строится в iiko в разделе “Специальные отчеты”, показывает данные об отменах пречека, удалении блюда из заказа со списанием или без списания, удалении заказа и т.д.

Скачать чек-лист для проверки опасных операций

Как настроить управленческий учет в ресторане: пошаговая инструкция

1. Определить ответственного

Если собственник не ведет УУ сам, стоит хорошо подумать над тем, кому делегировать эту работу. Управляющий в данном случае — не лучший выбор, поскольку ему придется мерить результаты своей же работы, а это приведет к конфликту интересов. То же касается и любого сотрудника, который подчиняется управляющему.

Поэтому для ведения управленческого учета лучше назначить финансового менеджера, который будет напрямую подчиняться собственнику.

2. Утвердить формы отчетности

Нужно определить, какие отчеты и в каком виде вы хотите получать. Помимо образцов основных отчетов стоит утвердить конкретные статьи затрат и фонды, которые должны в них отображаться. (Фонды — это укрупненные статьи затрат: например, Фонд обязательных платежей может объединять расходы на аренду, коммунальные услуги, интернет, техобслуживание и т.д.) Важно, чтобы собственник понимал, из чего состоит каждый фонд — даже если отчеты для него готовит финансовый менеджер или бухгалтер.

3. Определить дату закрытия периода

Например, 10-го числа каждого месяца. Важно: после этой даты период закрывается, и корректировать данные по нему больше нельзя.

4. Выбрать удобный инструмент


Многие показатели — особенно те, которые нужно мониторить ежедневно — удобнее всего смотреть с мобильного телефона. Для этого существуют разные приложения (почитать о них можно в этой статье).

Клиентам Леммы бесплатно доступен Лемма. Дашборд. В нем можно увидеть выручку, количество гостей, средний чек, фудкост, списания, скидки и другие показатели. Сервис интуитивно понятный и готовый к использованию — ничего настраивать не нужно.

Хочу потестировать Лемма.Дашборд

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных

8401

Хотите узнавать первыми о новинках в IT для ресторанного бизнеса?
Подпишитесь на рассылку и получайте от нас полезные письма
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных