Как общепиту избежать роста цен на ингредиенты?

Фудкост — самый гибкий показатель в ресторане, на который можно влиять несмотря на рост цен. Как именно? Контролировать закупочную себестоимость ингредиентов, вести корректный товарно-складской учет, управлять продажами и списаниями — потерями на кухне и в зале. Эксперт Анна Хихлунова, сооснователь школы HoReCaGO, рассказала о том, как управлять входящими ценами на товар и минимизировать рост стоимости ингредиентов, что бы ни происходило на рынке. 

Внешняя работа с поставщиками

Используйте ваш бланк договора (а не поставщика) 

Некоторые крупные федеральные компании могут на это не согласиться, но с остальными можно договориться об использовании вашего бланка договора.

Что указываем в бланке:

• Число дней, за которое вас должны предупредить о повышении цен (в зависимости от категории товара до 14 дней). Это работает для молочной группы, некоторых видов мяса, бакалеи и пр. В случае нарушения — замена накладных за 7 календарных дней. 

• Возможность отсрочки платежа (если вы ответственный плательщик, всегда можно договорится на 21 день, даже с федеральными компаниями).

• Срок годности привозимых продуктов должен быть не менее 80%. В ином случае вы имеете право на возврат или задержку оплаты до выяснения обстоятельств поставки.

Заключите ценовое соглашение

На товары категории 20/80 (20% товаров, которые делают 80% оборота компании) с поставщиком заключается ценовое соглашение. 

Обратите внимание: формально этот документ вас не защищает, но он гарантирует дополнительное внимание к вам от поставщика и минимизирует «игры» с ценой.

Формируйте внешний бренд компании

Всегда можно получить лучшие условия, если вы формируете внешний бренд компании. Он похож на HR-бренд, но работает только для внешних партнеров. Что важно для сильного внешнего бренда:

• Четкий график оплат

• Прописаны сроки согласований проработок

• Прозрачность (не скрываете объемы закупок, например)

• Соблюдаются графики приемки товара 

Помните: поставщики — тоже клиенты, которые формируют отношение к вашему проекту за его пределами.

Проводите дегустационные и ценовые тендеры 

В идеале, чтобы у вашего менеджера по закупкам был график тендеров на год вперед.

Лучше проводить дегустационный тендер на те позиции, где часто меняется процент отхода и качество товара. Например, креветки. Этот формат подойдет, если у вас большой объем закупок и в вас заинтересованы.

Дегустационные тендеры проводятся 1 раз в 2 месяца, в них участвуют шеф-повара и поставщики

Механика на примере закупки креветок:

1. Разные поставщики бесплатно привозят вам товар в рамках тендера. Соберите минимум 7-10 образцов.

2. Шеф-повар прорабатывает креветки, высчитывает окончательную себестоимость с учетом отхода.

3. Проводится «слепая» дегустация, где креветки презентуются на отдельных пронумерованных тарелках. Участники заполняют бланки с оценками креветок и выбирают лучший вариант. На этой дегустации присутствуют и поставщики.

4. После выбора двух-трех лучших образцов озвучивается цена. По моему опыту, поставщики сразу же торгуются, снижая цену. 

Ценовые тендеры проводятся на ключевые товары и по четкому графику: например, на лосось или яйца — раз в неделю.

Используете ресурсы поставщика 

Используйте ресурсы поставщиков в виде свободного продукта, оборудования, брендинга и прочего. Чтобы знать возможности, нужно постоянно быть с ними в контакте: например, делать дни открытых дверей и минимум один раз в квартал встречаться с ключевыми партнерами.

Всегда находитесь в поиске новых поставщиков. Изучите мессенджеры и соцсети: возможно, в ваших городах есть чаты и сообщества закупщиков и владельцев заведений, где обмениваются информацией о товарах и поставщиках.

Внутренняя работа

Определите ежемесячные точки контроля. Что должно быть в отчетности:

• АБС-анализ поставщиков и товаров. Рекомендую не только сравнивать цены месяц к предыдущему месяцу, но и считать LFL — соотношение выручки в текущем и прошлом отчетном периоде

• Расчет ликвидности товара

• Доля наличных денег в общем объеме закупок

• График тендеров и мониторинга

• Матрица товаров и нарушения в ней

• Отчет о проработках (новинки, замены)

Этот функционал можно поручить товароведу или менеджеру по закупкам.

Внутренние документы, которые помогают в работе:

• Инструкция по заведению товара в iiko

• Бланк заказа товара для кухни с указанием минимального и максимального количества 

• Ценовое соглашение 

Используйте функцию блокировки товара в iiko:

1. Определите перечень товаров, на которые распространяется прайс-лист поставщика в iiko (ваш best-off)

2. Вносите в прайс-лист цены из ценового соглашения с поставщиком

Так вы не пропустите несогласованное повышение цен и сможете при необходимости заставить поставщика изменить накладную. 

• 8 ошибок, из-за которых растет фудкост в ресторане
• 3 шага к сокращению фудкоста и увеличению прибыли ресторана
• Как ресторану правильно повышать цены и причем тут анализ меню?