После инвентаризации: причины недостач и излишков в ресторане

После снятия инвентаризации в ресторане обычно возникают вопросы о недостачах и излишках. Это нормально: настораживать, наоборот, должны идеальные результаты проверки, где расчетные показатели полностью совпали с фактическими. Но бухгалтеру-калькулятору и управляющему рестораном очень важно разобраться в причинах расхождений. Рассказываем, как это сделать.

Главный помощник при анализе инвентаризации в iiko — это Отчет о движении товара. Чтобы получить его, выберите нужный товар в поле Продукт, склад (один или несколько) и необходимый период. Вы увидите все операции с этим товаром: поступления (когда были, от какого поставщика, по какой цене, в каком количестве), реализация (в каких блюдах был использован), переработки, списания и т. д. Здесь же можно посмотреть данные прошлой инвентаризации: зафиксировала ли она излишек/недостаток этого товара.

Самые частые причины недостач:

1. Неправильное оформление технологической карты или нарушение рецептуры на кухне. В этом случае стоит провести проработку блюда и время от времени делать контрольное взвешивание перед тем, как отдавать заказ гостю. Возможно, в результате проработки рецептура изменится — тогда не забудьте скорректировать тех.карту.
2. Ошибка в подсчетах при инвентаризации. Тут рекомендуется сделать повторный подсчет и сравнить с расчетными остатками на текущую дату, предварительно внеся все поступления и списания.
3. Воровство. Тут подключаются записи с камер видеонаблюдения, а если их нет — контроль сотрудников при уходе с работы.

Самые частые причины излишков:

1. Аналогично с недостачей — неправильное оформление технологической карты или нарушение рецептуры поварами. Решение такое же: проработка и изменение тех.карты, если необходимо.
2. Ошибка при подсчете остатков. Пересчитайте товар на текущую дату.
3. Приходную накладную на товар не внесли в систему. Чтобы исключить такие ошибки, перед инвентаризацией имеет смысл сделать сверку по отгрузкам с поставщиками.

Общие рекомендации:

• Первым делом проверьте приходы: дату, поставщика и себестоимость за единицу товара. Если последняя значительно отличается от поставки к поставке, возможно, была допущена ошибка при приемке товара. Тогда нужно сверить данные в программе с бумажной накладной.

• Проверьте все технологические карты, где задействован товар.

• Проверьте взаимозаменяемые товары. Часто бывает, что один товар на кухне заканчивается, и его заменяют другим (например, лаймы и лимоны), забывая составлять Акт переработки. А делать это необходимо как раз для того, чтобы результаты инвентаризации были корректными.

• Если это не помогло, убедитесь, что все документы (приходные накладные, акты переработки, приготовления и т.д.) проведены, сделайте пересчет продукта на текущую дату и сверьте с остатками на складах на ту же дату. Если на текущую дату разницы между расчетными и фактическими остатками нет — возможно, сотрудники просто ошиблись при снятии остатков во время инвентаризации. В этом случае выберите товар в документе «Инвентаризация», нажмите «Пересчет» и обновите данные.

• Воровство стоит рассматривать в последнюю очередь, когда все остальные причины расхождений исключены.