С помощью iiko можно настроить управленческий учет в ресторане так, чтобы оперативно получать все нужные данные и вовремя принимать необходимые бизнесу решения. Но, пока весь персонал вашего заведения не заменили роботы, человеческий фактор будет влиять на работу даже самой продвинутой программы. Честно ответьте себе на три вопроса из этой статьи: возможно, это поможет понять, куда девается прибыль вашего бизнеса.
КТО
В ОТВЕТЕ?
Кто отвечает за управленческий в вашем ресторане? Управляющий? Бухгалтер? Сам собственник? Все по чуть-чуть? Если так — фактически это означает, что за УУ не отвечает никто.
В ресторане обязательно должен быть конкретный сотрудник, ответственный за управленческий учет. Его задача — сделать так, чтобы в программе в нужные сроки были сформированы необходимые отчеты.
!Очень важно, чтобы этот человек нес ответственность единолично. В течение месяца обязанности по внесению первичных данных в iiko распределяются между всеми сотрудниками — от бухгалтера до официантов. Но к моменту сдачи отчетности вся полнота ответственности за корректность данных ложится на одного человека.
!Не стоит назначать ответственным за ведение УУ управляющего. Фактически это вынудит его оценивать свою работу, что чревато злоупотреблениями. Бухгалтер — тоже не лучший кандидат: у него достаточно своей работы, а бухгалтерский и управленческий учеты — это разные вещи. Лучше всего поручить УУ в ресторане специальному финансовому менеджеру.
КАК
ВЫГЛЯДИТ ВАША УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ?
Файлы XLS? Гугл-таблицы? В прошлом месяце распечатали, а в этом прислали на e-mail? Статьи расходов и доходов каждый месяц разные — ну так в какое турбулентное время живем!
Важно четко прописать: какие данные и отчеты и в какой форме необходимо предоставлять в рамках УУ.
В этой статье можно подробно прочитать о том, какие метрики мы рекомендуем регулярно мониторить в рамках управленческого учета. Там же можно посмотреть образцы трех главных управленческих отчетов — ОПиУ, ДДС, баланс.
Также важно также определить метод учета доходов и расходов: кассовый или метод начисления.
!Новые статьи расходов/доходов могут добавляться в отчетность только с согласования руководителя!
КОГДА
ЗАКРЫВАЕТЕ ОТЧЕТНЫЙ ПЕРИОД?
Когда как — раз не приходится? А если нужно что-то поправить, всегда можно зайти в отчеты задним числом?
Определите точную дату, к которой вся отчетность должна быть готова. После нее вносить какие-либо изменения в данные нельзя — исправления можно отразить только в следующем периоде. Это поможет избежать не только ошибок при принятии управленческих решений, но и злоупотреблений со стороны персонала.
В идеале закрывать месяц стоит до 10 числа. Сходу добиться этого сложно, поэтому можно начать с 20-го числа и потом постепенно сдвигать дату сдачи отчетности к началу месяца.
Если вы хотите проверить корректность ТСУ и УУ в вашем ресторане, оставляйте заявку на аудит.
